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Die Speicherung eines Textdokuments im PDF-Format bietet sich an, wenn ein vorliegender Text nicht weiter bearbeitet wird und in einem druckfähigen und auf vielen Plattformen verbreiteten Format angeboten werden soll. PDF ist ein offenes Format und wird auf zahlreichen Plattformen und von vielen Firmen und Anwender eingesetzt. Durch den Acrobat Viewer oder andere Anzeigeprogramme können PDF-Dokumente im Browser betrachtet, durchsucht und ausgedruckt werden. Außerdem können PDF-Dokumente barrierefrei erstellt werden und erleichtern damit Menschen mit Behinderung den Zugriff auf wichtige Informationen und Texte.

Bei der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments und zur Umwandlung vorhandener Textdokumente in das PDF-Format müssen aber einige Dinge beachtet werden:

  • Voraussetzung sind korrekt strukturierte und ausgezeichnete Textdokumente.
  • Grafische Elemente benötigen einen Alternativtext.
  • Tabellen müssen korrekt erstellt und ausgezeichnet werden.
  • Die erzeugten PDF-Dokumente müssen über eine Tag-Struktur verfügen.

Daneben gelten natürlich die weiteren Ausführungen zur erstellung barrierefreier Textdokumente, denn nur aus einem barrierefreien Ausgangsdokument können auch barrierefreie PDF-Dokumente erstellt werden.

Wann ist ein PDF-Dokument barrierefrei?

Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. dazu " Creating Accessible PDF Documents with Adobe Acrobat 7.0", in englischer SprachePDF-Dokumenthttp://www.adobe.com/enterprise/accessibility/pdfs/acro7_pg_ue.pdf):

  • Das Dokument besteht aus durchsuchbarem Text und nicht aus eingescannten Bildern.
  • Formularfelder sind, sofern vorhanden, zugänglich.
  • Die Struktur des Dokuments wird mit Tags abgebildet (Tagged PDF).
  • Die Lesereihenfolge ist klar und eindeutig.
  • Für alle grafischen Elemente, Hyperlinks und Formularfelder stehen beschreibende Texte (Alternativtexte) zur Verfügung.
  • Es stehen Navigationshilfen (Lesezeichen, Links, Inhaltsverzeichnis, Überschriften) zur Verfügung.
  • Die Hauptsprache des Dokuments ist angegeben.
  • Die im Dokument verwendeten Schriftarten stellen genügen Informationen bereit, um die Inhalte als Text wiederzugeben.
  • Die Sicherheitseinstellungen behindern nicht den Einsatz von Screenreadern.

Weitere Hinweise zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten können dem Prüfschritt 11.1.1 des BITV-Kurztests entnommen werden (in deutscher Sprachehttp://www.bitvtest.de/index.php?a=di&iid=1125&s=n).

Was sind PDF-Tags?

PDF-Tags geben die Struktur eines Dokuments wieder. Sie geben an, welcher Text eine Überschrift ist, welche Textteile einen Absatz bilden oder ob ein Text ein Lesezeichen darstellt. Da Tags die Dokumentenstruktur abbilden, kann so die genaue Leserichtung angegeben und die Navigation in einem PDF-Dokument verbessert werden.

PDF-Tags helfen Menschen, die beispielsweise mit Hilfe eines Screenreaders ein PDF-Dokument lesen, die Struktur und den Inhalt eines Dokuments zu erfassen. Fehlen die PDF-Tags in einem Dokument, dann kann die Leserichtung zwar ausgehend von der Grundeinstellung in Acrobat abgeleitet werden, aber häufig werden dann Inhalte in der falschen Reihenfolge oder überhaupt nicht vorgelesen.

Da PDF-Tags aus der Struktur des Ausgangsdokuments erzeugt werden, muss dieses selber gut strukturiert sein. Arbeiten Sie daher bspw. in Textverarbeitungsprogrammen immer mit Formatvorlagen für Überschriften und Absätze, geben Sie jedem Bild einen Alternativtext und zeichnen Sie Hyperlinks in einem Textdokument entsprechend aus. Jede Anforderung, die bereits vom Ausgangsdokument erfüllt wird, muss dann nicht nachträglich in dem PDF-Dokument bearbeitet werden.

Muss das alles mit Adobe Acrobat gemacht werden?

Lange Zeit war Adobe Acrobat das einzige Werkzeug, mit dem PDF-Dokumente erstellt werden konnten, welche die obigen Anforderungen bzgl. Barrierefreiheit erfüllen. Mittlerweile bieten auch Büroanwendungen wie Microsoft Office 2007 und OpenOffice.org die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu erstellen. Im Abschnitt Leitfäden für barrierefreies E-Learning finden Sie einen Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten. Dort finden Sie auch Hinweise zur Umwandlung von Textdokumenten in barrierefreie PDF-Dokumente.

Grundlage für ein barrierefreies PDF-Dokument ist ein entsprechend strukturiertes und aufbereitetes Ausgangsdokument. Im Abschnitt zu Textdokumenten und E-Learning finden Sie daher Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Textdokumente.

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