Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Textdokumente

 Textdokumente werden sowohl in der Hochschule als auch in der beruflichen Weiterbildung genutzt, um Lernenden neue Inhalte zu präsentieren. Auch im E-Learning werden Textdokumente eingesetzt, sei es als veranstaltungsbegleitendes Material oder als Material zum Selbststudium. Die Artikel auf dieser Seite gehen auf die Erstellung von barrierefreien Textdokumenten ein und orientieren sich dabei an den Anforderungen der Barrierefreie Informationstechnik Verordnung (BITV). Schwerpunkt ist die Erstellung von Textdokumenten mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen (Microsoft Office, OpenOffice.org Writer).

Zusätzlich gibt es bebilderte Anleitungen zu verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen. Diese Artikel finden Sie, wenn Sie in der Unternavigation auf die entsprechenden Menüeinträge klicken.

Der gesamte Leitfaden steht zusätzlich als PDF-Dokument zur Verfügung: Erstellung barrierefreier Textdokumente.

Kurzanleitung barrierefreie Textdokumente

Diese Kurzanleitung fasst die wichtigsten Maßnahmen zur Erstellung barrierefreier Textdokumente zusammen und kann mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen umgesetzt werden.

• Für jeden Audio- oder visuellen Inhalt sind geeignete äquivalente Inhalte bereitzustellen, die den gleichen Zweck oder die gleiche Funktion wie der originäre Inhalt erfüllen. Versehen Sie Bilder und Abbildungen mit einem Alternativtext. Komplexere visuelle Elemente wie Diagramme, Tabellen, Abbildungen, Animationen oder Bilder sollten im Fließtext genau beschrieben werden. Eingebettete Videos müssen mit Untertiteln und / oder Transkription versehen werden.
• Texte und Grafiken müssen auch dann verständlich sein, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden. Vermitteln Sie Informationen nicht nur über Farben. Sorgen Sie für ausreichende Kontraste der Texte und Bilder. Drucken Sie die zu überprüfenden Textdokumente Schwarz-Weiß aus.
• Verwenden Sie Formatvorlagen für Absätze, Überschriften und Seiten.
• Sprachliche Besonderheiten wie Wechsel der Sprache oder Abkürzungen sind erkennbar zu machen. Informieren Sie auf der ersten Seite über die Primärsprache des Dokuments. Erläutern Sie Abkürzungen und Akronyme. Übersetzen oder erläutern Sie anderssprachige Wörter und Begriffe.
• Erstellen Sie Tabellen möglichst im Textverarbeitungsprogramm. Beschreiben Sie komplexe Tabellen und Diagramme im Fließtext.
• Speichern Sie Textdokumente in einem Format, das von vielen anderen Programmen geöffnet und verarbeitet werden kann. Dies ist beispielsweise beim Format Word 97-2003 der Fall.
• Eingebettete Steuerelemente wie ein Flash-Video müssen zugänglich und per Tastatur zu bedienen sein.
• Stellen Sie ggf. Alternativen bereit. Dies kann eine HTML-, Text- oder PDF-Version des Textdokuments sein.
• Erleichtern Sie die Orientierung in einem Textdokument durch angemessene Gruppierung der Informationen mittels Absätzen, Aufzählungen und Nummerierungen.
• Erleichtern Sie die Navigation in einem Textdokument durch ein Inhaltsverzeichnis mit integrierter Direktnavigation zu den einzelnen Inhalten. Geben Sie Metadaten zum Dokument an.
• Fördern Sie das allgemeine Verständnis eines Textdokuments durch die einfachste, inhalts- und zielgruppenangemessene Sprache. Verwenden Sie gut lesbare Schrifttypen und -größen. Gehen Sie sorgsam mit Formatierungen und Schrifteffekten um.

Alternativtexte in Textdokumenten

Bereitstellung äquivalenter Alternativen für Audio- und visuelle Inhalte

BITV-Anforderung 1

Für jeden Audio- oder visuellen Inhalt sind geeignete äquivalente Inhalte bereitzustellen, die den gleichen Zweck oder die gleiche Funktion wie der originäre Inhalt erfüllen.

Versehen Sie Bilder und andere grafische Elemente mit einem Alternativtext

Stellen Sie zu jedem Bild, durch das Informationen weitergegeben werden, ein entsprechendes Textäquivalent bereit. Dieser Text ermöglicht sehbehinderten oder blinden Menschen, den Inhalt von Bildern zu erfassen. Entsprechend ist mit den Alternativtexten zu verfahren. Textäquivalente sollten kurz und eindeutig formuliert werden. Vermeiden Sie überlange und zu detaillierte Beschreibungen von Abbildungen oder Fotografien, wenn es nicht für das Verständnis unbedingt notwendig ist.

• Bei Bildern wird zwischen Informationsgrafiken (grafische Schriften, Symbole, Logos, Abbildungen, Illustrationen) und Layoutgrafiken unterschieden.
• Enthält eine Informationsgrafik grafischen Text, ein Logo oder ein eindeutiges Symbol, dann muss im Alternativtext der im Bild enthaltene Text bzw. die Bedeutung des Symbols wiedergegeben werden.
• Bei Zeichnungen, Fotos oder grafische Darstellung von Zusammenhängen, die aus mehreren vorgefertigten Formen zusammengefügt werden, ist die Beschreibung des Dargestellten wichtig. Was wird durch die Zeichnung, das Foto oder die komplexe Darstellung deutlich? Was zeigt sie? Stellen Sie sich für den Alternativtext vor, Sie müssten einer Person über das Telefon die Darstellung erklären.
• Diagramme werden häufig eingesetzt, um umfangreiche Informationen in kompakter visueller Form zu vermitteln. Der Alternativtext zu einem Diagramm sollte die zentrale Aussage des Diagramms wiedergeben. Umfangreichere Beschreibungen sollten in den Fließtext aufgenommen werden. Überlegen Sie, ob die originale Datentabelle ergänzend zur Verfügung gestellt wird.
• Layoutgrafiken enthalten keinerlei Information oder sonstige Darstellung und benötigen daher in der Regel keinen Alternativtext.
• Wenn grafische Elemente als Bedienelement oder Link genutzt werden, dann ist das Ziel bzw. die Aktion des Bedienelements als Alternativtext zu hinterlegen.

Textäquivalente sollten kurz und treffend formuliert sein. Vermeiden Sie allzu detaillierte Beschreibungen von Bildern oder anderen grafischen Elementen.
Ergänzend dazu können Sie Bilder und andere grafische Elemente mit einer Bildunterschrift versehen.

Stellen Sie für multimediale Inhalte angemessene Alternativen bereit

Multimediale Inhalte (Audio, Video, animierte Grafiken) in Textdokumenten sind häufig problematisch. Bei der Konvertierung in ein anderes Format (PDF, HTML) können diese Inhalte oft nicht automatisch übertragen werden. Animierte GIF-Dateien werden z. B. in statische Grafiken umgewandelt. Für die barrierefreie Integration von Audio oder Video müssen besondere Vorgehensweisen berücksichtigt werden.

Stellen Sie für jede Audiodatei mit gesprochener/gesungener Sprache ein Textäquivalent bereit. Wenn das Dokument ein Video oder einen Tonclip mit gesprochener Sprache enthält, dann stellen Sie mit dem Dokument auch eine Transkription bereit, die alle Informationen enthält. Diese Transkription kann in einer separaten Datei bereitgestellt oder - wenn sie nicht zu umfangreich ist - in den Anhang gesetzt werden. Mit einem eingefügten Hyperlink kann direkt zu der Transkription navigiert werden.

Bei Verwendung eines Videos sollten synchronisierte Untertitel für jedes Geräusch oder jeden Sprechabschnitt bereitgestellt werden. Ergänzend zu Transkriptionen erleichtern synchronisierte Untertitel hörbehinderten Nutzerinnen und Nutzern das Verständnis während das Video läuft.

Verständlichkeit ohne Farbe und Textdokumente

BITV-Anforderung 2

Texte und Graphiken müssen auch dann verständlich sein, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Textdokumente auch ohne Farbe nutzbar ist

Für Menschen mit Farbfehlwahrnehmung oder anderen Sehschwächen ist die Verständlichkeit der Inhalte auch ohne die Wahrnehmung von Farben wichtig. Bilder und andere grafischen Elemente sollen so gestaltet sein, dass die Kontraste auch für Betrachtung auf einem Schwarz-Weiß-Bildschirm oder für Menschen mit Farbfehlsichtigkeiten ausreichend sind. Drucken Sie ein Textdokument auf einem Schwarz-Weiß-Drucker aus und überprüfen Sie die Lesbarkeit. Ist farbiger Text in diesem Ausdruck schlecht zu lesen, dann haben viele Menschen Schwierigkeiten bei der Informationsentnahme. Passen Sie dann die Kontraste durch eine andere Farbwahl entsprechend an.

Verwenden Sie möglichst die automatisch zugewiesenen Schriftfarben. Damit ist sichergestellt, dass bei einer Anpassung des Farbschemas in den Einstellungen des Betriebssystems auch die Farben in der Textverarbeitung geändert werden. Dies erleichtert sehbehinderten und farbfehlsichtigen Menschen den Umgang mit Textdokumenten.

Nutzen Sie zur Darstellung von Links vorhandene Formatvorlagen. Links sollten immer unterstrichen dargestellt werden, auch wenn es sich nicht um aktive, also anklickbare, Hyperlinks handelt.

Wenn Informationen mittels Farbe transportiert werden, dann muss ein angemessener Ersatz für diese Informationen bereitgestellt werden. Beispielsweise sollten negative und positive Werte nicht nur per Farbgebung dargestellt werden (300 EUR bzw. 200 EUR), sondern entsprechend mit Vorzeichen versehen werden (+300 EUR bzw. -200 EUR).

Sorgen Sie außerdem für einen hohen Kontrast zwischen Hintergrund- und Textfarben.Wählen Sie helle Textfarben auf einem dunklen Hintergrund oder dunkle Textfarben auf hellem Hintergrund.Achten Sie darauf Informationen z. B. in Diagrammen nicht nur über die Farbgebung. Kombinieren Sie unterschiedliche Linienstile, Farben, Schraffuren oder Muster miteinander, um die Daten voneinander zu unterscheiden. Geben Sie nach Möglichkeit die Werte im Diagramm an. So können auch farbenblinde oder farbfehlsichtige Betrachterinnen und Betrachter die Informationen erfassen. Außerdem müssen Diagramme mit einem Textäquivalent versehen werden, damit auch blinde oder sehbehinderte Menschen alle Informationen erhalten.

Strukturierung und Auszeichnung

Korrekte Verwendung von Markup

BITV-Anforderung 3

Markup-Sprachen (insbesondere HTML) und Stylesheets sind entsprechend ihrer Spezifikationen und formalen Definitionen zu verwenden.

Strukturieren Sie das Textdokument

Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist ein korrekt strukturiertes Ausgangsdokument. Nutzen Sie Überschriften und andere Formatvorlagen, um den Inhalt eines Dokuments klar kenntlich zu machen. Dies erleichtert die Navigation durch ein Textdokument und erlaubt das rasche Auffinden der gesuchten Informationen. Außerdem werden in einem Inhaltsverzeichnis nur die Überschriften aufgelistet, die auch mit den Formatvorlagen für Überschriften ausgezeichnet sind.

Nutzen Sie die Vorlagen, um ein einheitliches Layout und eine konsequente Gestaltung des Textdokuments zu erreichen. Verwenden Sie die gleichen Schriften, die gleichen Aufzählungszeichen usw. Dies erleichtert das Verständnis, da sich die Betrachterinnen und Betrachter auf den Inhalt konzentrieren können und nicht durch wechselnde Layouts abgelenkt werden. Achten Sie daher darauf, mit Formatvorlagen und Absatzformaten, z. B. für Aufzählungslisten, zu arbeiten.

Verwenden Sie Überschriften in einer logischen und durchgehenden Reihenfolge. Auf "Überschrift 1" sollte eine untergeordnete "Überschrift 2", keinesfalls aber eine "Überschrift 4" folgen. Die Schriftgröße der Überschriften sollte mit jeder Hierarchiestufe abnehmen; wenn die Formatvorlage "Überschrift 1" beispielsweise die Schriftgröße 16 hat, dann muss die "Überschrift 2" eine kleinere Schriftgröße haben, aber sich trotzdem deutlich vom Fließtext absetzen. Passen Sie die Formatvorlagen ggf. an.

Verwenden Sie die automatischen Aufzählungszeichen und Nummerierungen, um Listen und Gliederungen anzulegen. Nutzen Sie dazu keinesfalls manuell eingefügte Gliederungspunkte wie Sternchen oder Bindestriche. Erstellen Sie Aufzählungslisten automatisch. Dazu wählen Sie die entsprechenden Einträge in dem "AutoFormat"-Dialog aus.

Sprachliche Besonderheiten

Kenntlichmachung sprachlicher Besonderheiten

BITV-Anforderung 4

Sprachliche Besonderheiten wie Wechsel der Sprache oder Abkürzungen sind erkennbar zu machen.

Machen Sie sprachliche Besonderheiten erkennbar

Jede Änderung der verwendeten Primärsprache eines Textdokuments sollte deutlich angezeigt und ein angemessenes Textäquivalent bereitgestellt werden. Einzelne anderssprachige Wörter sollten mit einer Übersetzung unmittelbar hinter dem Wort versehen werden. Bspw.: au revoir (französisch, "Auf Wiedersehen").

Anderssprachige Sätze oder Absätze sollten mit einem Hinweis und einer Übersetzung versehen werden. Bei umfangreichen Texten oder Fachtexten ist zu überlegen, ob an den Anfang des Dokuments eine Liste mit allen verwendeten Fremdwörtern und Abkürzungen gestellt wird.

Erleichtern Sie den Umgang mit sprachlichen Besonderheiten

Machen Sie die Primärsprache eines Dokuments deutlich sichtbar. Am besten mit einem kurzen Hinweis zu Beginn des Dokuments. Die Primärsprache kann zudem in den Metadaten zum Dokument angegeben werden. Nutzerinnen und Nutzer eines Screenreaders oder einer Braillezeile können ihre Geräte dann entsprechend einstellen.

Stellen Sie eine Übersicht aller verwendeten Abkürzungen und Akronyme bereit. Sobald eine Abkürzung oder ein Akronym erstmals im Text auftaucht, sollte es ausgeschrieben und erläutert werden. Zum Beispiel: BITV (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung).

Tabellen

Nutzung und Beschreibung von Tabellen

BITV-Anforderung 5

Tabellen sind mittels der vorgesehenen Elemente der verwendeten Markup-Sprache zu beschreiben und in der Regel nur zur Darstellung tabellarischer Daten zu verwenden.

Kennzeichnen Sie Datentabellen deutlich

Fügen Sie einer Datentabelle Kopfzellen für Spalten und Zeilen hinzu, die das Verständnis der Tabelle erleichtern. Stellen Sie sicher, dass die Kopfzellen eindeutig erkennbar sind. Setzen Sie dazu beispielsweise Fettdruck oder eine größere Schrift ein. Dies verbessert die Orientierung in Tabellen.

Geben Sie die Breite von Tabellenspalten in prozentualen Werten anstelle von festen nummerischen Werten an. Dies ist besonders hilfreich, wenn Textdokumente aus einer Textverarbeitung heraus als HTML-Dateien exportiert werden.

Screenreader lesen Tabellen meist zeilenweise vor. Gestalten Sie Tabellen daher so, dass die Erfassung der Inhalte möglich ist, wenn sie zeilenweise gelesen werden.

Erstellen Sie Tabellen und Diagramme direkt in der Textverarbeitung

Tabellen und Diagramme sollten nach Möglichkeit direkt in der Textverarbeitung erstellt und in das Dokument eingefügt werden. Eine solche Vorgehensweise erleichtert die Umwandlung in barrierefreie Formate, da die Objekttypen klar differenziert sind und so z. B. Tabellen auch wieder als Tabellen in einem HTML-Dokument auftauchen können.

Die Erstellung von Tabellen und Diagrammen direkt in der Textverarbeitung hat außerdem den Vorteil, dass Änderungen nur mit einem Programm vorgenommen werden müssen. So können Anpassungsarbeiten leichter bewerkstelligt werden, da Änderungen an Tabellen und Diagrammen nicht zuerst in einem separaten Dokument vorgenommen und das Ergebnis anschließend in das Textdokument einkopiert werden muss.

Stellen Sie Alternativen für Tabellen und Diagramme bereit

Tabellen in Textdokumenten können von Screenreadern gelesen werden. Trotzdem sollten Sie ggf. alternative Formate für Tabellen und Diagramme in Form von ausführlichen Textäquivalenten bereitstellen. Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte dem Abschnitt zu Alternativtexten.

Ältere Technologien

Nutzbarkeit ohne neuere Technologien

BITV-Anforderung 6

Internetangebote müssen auch dann nutzbar sein, wenn der verwendete Benutzeragent neuere Technologien nicht unterstützt oder diese deaktiviert sind.

Erstellen Sie Textdokumente, die auch mit älteren Programmversionen funktionieren

Mittlerweile gibt es Büroanwendungen in vielen unterschiedlichen Versionen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Textdokumente auch mit älteren Programmversionen oder mit Programmen anderer Hersteller geöffnet werden können.

OpenOffice.org (OOo) Writer kann beispielsweise mit Microsoft Word erstellte Textdokumente öffnen, wobei zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Leitfadens nur die Formate von Microsoft Office 97, 2000, XP und 2003 unterstützt werden. Microsoft Office wiederum kann die Dateiformate von OOo nicht bzw. nur mit Zusatzprogrammen öffnen und wiedergeben. Das neu erschienene Microsoft Office 2007 bietet ein neues Dateiformat, welches von älteren Versionen von Microsoft Office nicht bzw. wiederum nur mit einem Zusatzprogramm geöffnet und wiedergegeben werden kann.

Wenn Sie Textdokumente verteilen möchten, dann ist es eine gute Idee, diese Textdokumente im Format von Word 97-2003 abzuspeichern. Dieses Format kann dann sowohl in aktuellen und älteren Versionen von Microsoft Office als auch in OpenOffice.org geöffnet werden.

Sie sollten auch überlegen, ob Sie Links zum kostenlosen Word Viewer bereitstellen, mit dem in Word erstellte Textdokumente betrachtet werden können, ohne die Software kaufen zu müssen. Mit dem Microsoft Office Kompatibilitätspaket können mit dem Word Viewer 2003 auch Dokumente geöffnet werden, die mit Microsoft Word 2007 erstellt wurden. Der Word Viewer steht nur für Microsoft Windows zur Verfügung.

Hier die aktuellen Links (Stand März 2007):

• Word Viewer 2003 für Microsoft Windows:
  http://www.freeware.de/download/word-viewer-2003_3983.html
• Microsoft Office Kompatibilitätspaket:
  http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=en
• Für andere Betriebssysteme liegen keine aktuellen Versionen des Word Viewer vor.
• Hinweis: Aussagen zur Nutzbarkeit der Betrachtungsprogramme in Verbindung mit einem Screenreader oder anderen assistiven Technologien liegen nicht vor.

Kontrolle zeitgesteuerter Inhalte

Kontrolle zeitgesteuerter Änderungen des Inhalts

BITV-Anforderung 7

Zeitgesteuerte Änderungen des Inhalts müssen durch die Nutzerin, den Nutzer kontrollierbar sein.

Bildschirmflackern und blinkende Inhalte sind zu vermeiden

Vermeiden Sie aufflackernde Elemente in einem Textdokument. Flackern kann bei Menschen mit lichtindizierter Epilepsie Anfälle auslösen und wirkt häufig ablenkend. Bedenken Sie das bei der Integration von Flash-Elementen, Videos und anderen Steuerelementen. Aber auch gestreifte Bilder mit starken Kontrasten können beim Bildlauf flackern.

Zugänglichkeit von Benutzerschnittstellen

Zugänglichkeit von Benutzerschnittstellen

BITV-Anforderung 8

Die direkte Zugänglichkeit der in Internetangeboten eingebetteten Benutzerschnittstellen ist sicherzustellen.

Stellen Sie die Zugänglichkeit eingebetteter programmierter Objekte sicher

Eingebettete Steuerelemente und programmierte Objekte in einem Textdokument sollen zugänglich sein. Wenn Sie bspw. ein Flash-Video mit integriertem Wiedergabeelement in ein Textdokument integrieren, dann muss die Zugänglichkeit dieses Wiedergabeelementes sichergestellt werden. Andernfalls sollte eine alternative zugängliche Lösung bereitgestellt werden.

Alternative Formate

Öffentlichkeit und Dokumentation verwendeter Technologien

BITV-Anforderung 11

Die zur Erstellung des Internetangebots verwendeten Technologien sollen öffentlich zugänglich und vollständig dokumentiert sein, wie z.B. die vom World Wide Web Consortium entwickelten Technologien.

HTML-Export von Textdokumenten

Die folgenden Punkte sollten beachtet werden, wenn ein vorhandenes Textdokument im HTML-Format gespeichert werden soll.

• Microsoft Word 2007: Schaltfläche Office > Speichern unter... > Andere Formate...; wählen Sie in der Auswahlliste für den Dateityp den Eintrag Webseite, gefiltert. Die ungefilterte HTML-Variante ist nicht zu empfehlen, da das erzeugte Markup fehlerhaft ist und nicht in allen Browsern korrekt angezeigt wird.
• OpenOffice.org Writer 2.2: Hier haben Sie zwei Möglichkeiten.
  • Menü Datei > Speichern unter; wählen Sie als Dateiformat HTML-Dokument.
  • Menü Datei > Exportieren; wählen Sie als Dateiformat XHTML. Die so erzeugte XHTML-Datei ist zwar valide, aber die Datei lässt sich beispielsweise im Internet Explorer nicht anzeigen.

Lediglich die XHTML-Variante von OpenOffice.org Writer führt zu einem validen Dokument, das sich aber leider nicht in jedem Browser öffnen lässt. Die anderen HTML-Exporte sollten mit einem Filter wie HTML-Tidy ( http://tidy.sourceforge.net) bearbeitet werden, um bessere Resultate zu erhalten. Die so erzeugten HTML-Dokumente müssen außerdem auf ihre Barrierefreiheit gemäß BITV überprüft werden.

Stellen Sie eine barrierefreie PDF-Version zur Verfügung

Sie hierzu den Artikel: Textdokumente in barrierefreie PDF-Dokumente umwandeln.

Kontext- und Orientierungsfunktionen

Kontext- und Orientierungsinformationen

BITV-Anforderung 12

Der Nutzerin, dem Nutzer sind Informationen zum Kontext und zur Orientierung bereitzustellen.

Gruppieren Sie wichtige Informationen

Unterteilen Sie große Abschnitte an Informationen in mehrere kleinere Abschnitte, die leichter zu erfassen sind. Das erleichtert die Navigation innerhalb des Dokuments und erleichtert das Auffinden der gesuchten Informationen. Das ist besonders hilfsreich für Menschen, die assistive Technologien einsetzen. Diese bewegen sich meist von Überschrift zu Überschrift und von Absatz zu Absatz durch ein Dokument.

Navigationsmechanismen

Gestaltung von Navigationsmechanismen

BITV-Anforderung 13

Navigationsmechanismen sind übersichtlich und schlüssig zu gestalten.

Machen Sie das Ziel eines Links erkennbar

Das Ziel eines Hyperlinks muss auf eindeutige Weise identifizierbar sein. Phrasen wie "Hier klicken" sind verwirrend für Menschen, die Screenreader nutzen. Diese lassen sich meist alle Hyperlinks eines Dokuments auflisten. Daher sollte ein Hyperlink das Linkziel (Ziel bzw. Aktion des Links) eindeutig beschreiben. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Links eine Beschreibung oder Beschriftung haben, die die Funktion der Links erläutert.

Wenn mehrere Links aufeinander folgen sollten diese durch ein nicht druckbares Zeichen voneinander getrennt werden. Viele Screenreader oder andere assistive Technologien haben Schwierigkeiten mit der Unterscheidung von Links, wenn diese unmittelbar aufeinander folgen. Mehrere Links könnten dann als ein Link identifiziert werden, was den Umgang mit dem Textdokument erschwert. Trennen Sie Links daher durch Zeichen wie "|" oder Aufzählungszeichen voneinander ab. Stellen Sie außerdem sicher, das Links immer unterstrichen dargestellt werden. Nutzen Sie dazu die entsprechende Formatvorlage.

Stellen Sie Metadaten zum Textdokument bereit

Dokumenteigenschaften werden auch als Metadaten (Daten, die andere Daten beschreiben) bezeichnet. Das sind Details zu einer Datei, mit denen eine Datei und deren Inhalt genaue beschrieben wird. Zu den Dokumenteigenschaften gehören Angaben zum Titel, der Name des Autors oder der Autorin, das Thema und Stichwörter, mit denen das Thema oder der Inhalt des Dokuments angegeben wird.

Die Angabe von Metadaten ist wichtig für die Zugänglichkeit und Barrierefreiheit eines Textdokuments. In den Metadaten können z. B. Angaben zur Sprache des Dokuments, zum wesentlichen Inhalt, zum Bearbeitungsstand, der Version eines Dokuments oder zu Besonderheiten der Barrierefreiheit gemacht werden. Außerdem erleichtern Metadaten allen Nutzenden das Auffinden von Textdokumenten.

Stellen Sie ein Inhaltsverzeichnis bereit

Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit Links zu den einzelnen Kapiteln und Abschnitten. Auch wenn nicht jedes Textdokument ein separates Inhaltsverzeichnis benötigt, hilft ein temporäres Inhaltsverzeichnis bei der Überprüfung, ob die Dokumentenstruktur logisch und consistent ist. Wenn das Inhaltsverzeichnis Lücken aufzeigt, dann korrigieren Sie die Struktur des Dokuments entsprechend.

Förderung des allgemeinen Verständnisses von Textdokumente

Förderung des allgemeinen Verständnisses

BITV-Anforderung 14

Das allgemeine Verständnis der angebotenen Inhalte ist durch angemessene Maßnahmen zu fördern.

Erleichtern Sie das Verständnis des Textdokumentes

Verwenden Sie die einfachste und klarste angemessene Sprache, die für den Inhalt des Dokuments angemessen ist. Dies erleichtert das Textverständnis für Menschen mit kognitiver Behinderung (Dyslexie), jüngeren Menschen sowie Menschen, deren Muttersprache eine andere ist als die Primärsprache des Dokuments.
Vermeiden Sie Slang-Ausdrücke oder Umgangssprache in einem Textdokument. Das wirkt nicht nur unprofessionell und unangemessen, es erschwert auch das Textverständnis für die Menschen, die nicht mit den Ausdrücken vertraut sind.

Erleichtern Sie die Lesbarkeit durch eine angemessene Gestaltung

Nutzen Sie keine Kapitälchen (Beispiel), da diese Schriftgestaltung nur schlecht lesbar ist. Verwenden Sie stattdessen - sofern notwendig - einen Großbuchstaben am Wortanfang mit darauf folgenden Kleinbuchstaben. (Dieser Hinweis bezieht sich vor allem auf solche natürlichen Sprachen, die keine so komplexe Groß-Kleinschreibung kennen wie das Deutsche). Setzen Sie jede Art der Schriftgestaltung sparsam ein. Eine Vergrößerung der Laufweite oder Leerzeichen im Wort sind zu vermeiden. Eine größere Laufweite (Spatium) erschwert für sehbehinderten Menschen die Lesbarkeit eines Textes, bei Leerzeichen im Wort wird dieses von einem Screenreader buchstabiert und nicht als Ganzes vorgelesen.

Verwenden Sie serifenlose Schrifttypen (Arial, Helvetica, Lucida Sans, Verdana). Diese sind in Großdruck einfacher zu lesen als Schrifttypen mit Serifen (Times New Roman, Georgia, Cambria). Einige Hersteller bieten auch Schrifttypen an, die für den Bildschirmeinsatz optimiert wurden.

Stellen Sie den Zeilenabstand auf mindestens 1,5-fachen Abstand ein. Verwenden Sie besser linksbündigen Flattersatz, da er die Lesbarkeit für verbessert. Blocksatz streckt oder staucht den Text und erschwert die Lesbarkeit. Zentrierter Satz erschwert sehbehinderten Nutzerinnen und Nutzern sowie Legasthenikern, den Zeilenanfang zu finden, da jede Zeile an einer anderen Position auf der Seite beginnt. Vermeiden Sie außerdem die Worttrennung am Zeilenende.

Zahlen, Adressen, Telefonnummern, Internet- und E-Mail-Adressen sollten angemessen gestaltet werden (siehe Hinweise dazu im Typolexikon). Stellen Sie sicher, dass Internet- und E-Mail-Adressen auch verlinkt sind, wobei externe Links nach Möglichkeit durch ein Symbol oder einen Hinweis zu kennzeichnen sind.

Vergleich des PDF-Exports

Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten

Mit Hilfe eines Testdokuments wurde der PDF-Export von Adobe Acrobat PDFMaker 8, Microsoft Word 2007 und OpenOffice.org Writer 3.0 verglichen. Die Kriterien für den Vergleich wurden dem "BITV-Prüfschritt 11.1.1 - Angemessene Formate" entnommen. Das Testdokument enthielt verschiedene Absätze, Überschriften unterschiedlicher Gliederungsebene, eine Abbildung mit Alternativtext und Bildunterschrift, eine Tabelle sowie eine Seite mit Spaltensatz.

	Adobe Acrobat PDFMaker 8	Microsoft Word 2007	OpenOffice.org Writer3.0
Tag-Struktur	Tag-Struktur vorhanden	Tag-Struktur vorhanden	Tag-Struktur vorhanden
Schriftvergrößerung	Schriftvergrößerung möglich; Text bricht korrekt um	Schriftvergrößerung möglich; Text bricht korrekt um	Schriftvergrößerung möglich; Text bricht korrekt um; Bild wird an das Ende des Absatzes gesetzt
Formale Mängel	Keine Mängel gefunden	Keine Mängel gefunden	Keine Mängel gefunden
Reihenfolge der Tagstruktur	Reihenfolge der Tagstruktur brauchbar; Position des Bildes in der Tag-Struktur fehlerhaft, in der Lesereihenfolge aber korrekt	Reihenfolge der Tagstruktur sinnvoll	Reihenfolge der Tagstruktur sinnvoll
Alternativtext	Alternativtext vorhanden	Alternativtext vorhanden	Alternativtext vorhanden
Tabellen	Tabellen sind mit TR und TD ausgezeichnet, TH fehlt	Tabellen sind mit TR und TD ausgezeichnet, TH für Spaltenkopf ist vorhanden	Tabellen sind mit TR und TD ausgezeichnet, TH für Spalten- und Zeilenkopf ist vorhanden
Lesezeichen	Lesezeichen vorhanden	Lesezeichen vorhanden	Lesezeichen vorhanden
Strukturiert	Fehlerhafte Rollenzuordnung; Überschriften haben als Rolle "p" (Absatz)	Struktur vorhanden	Struktur vorhanden
Hauptsprache angegeben	Hauptsprache angegeben	Hauptsprache angegeben	Hauptsprache angegeben

Anmerkungen zu den Ergebnissen

Die mit Microsoft Word 2007 automatisch erstellten PDF-Dokumente sind gemäß den BITV-Prüfschritten für PDF-Dokumente zumindest eingeschränkt barrierefrei und damit brauchbar. Die angemerkten Mängel bewirken keine grundlegende Unbrauchbarkeit der Dokumente, da die Inhalte zugänglich sind. Die Qualität des PDF-Exports von OpenOffice.org Writer in der Version 3.0 erfüllt beim Export des Testdokuments alle Anforderungen der BITV.

Microsoft Office 2007 als auch Adobe Acrobat PDFMaker 8 zeichnen Tabellen nicht mit den korrekten Tags für Spalten- und Zeilenkopf (TH) aus. Microsoft Office 2007 stellt lediglich Header-Informationen für jede Spalte bereit. Im Gegensatz dazu gibt OpenOffice.org Writer 3.0 die Tags für Spalten- und Zeilenkopf (TH) korrekt aus; eine manuelle Nachbearbeitung der Tabellen ist damit nicht nötig.
Die so erzeugten Tabellen in den PDF-Dokumenten werden von Screenreadern dann zeilenweise vorgelesen. Außerdem stellt bspw. JAWS bei allen drei getesteten Varianten Informationen über die Tabelle bereit.

Die Lesereihenfolge des Absatzes mit Bild ist bei den mit Microsoft Word 2007 und OpenOffice.org Writer erstellten Dokumenten identisch, obwohl das mit OOo Writer erstellte Dokument das Bild bei Darstellung im Umfließen-Modus an das Ende des Absatzes stellt. Das mit dem PDFMaker erstellte Dokument setzt das Bild und die Beschriftung an das Ende der Seite. Dadurch kommt es zu einer falschen (anderen) Reihenfolge in der Tag-Struktur. JAWS liest dann das Bild auch erst nach der Tabelle vor, obwohl es sich logisch vor dieser befindet.

Anmerkungen zu anderen Exportmöglichkeiten

Neben den getesteten Exportmöglichkeiten gibt es eine Reihe an Programmen, die sich beispielsweise als Druckertreiber in das System integrieren und die Druckausgabe als PDF-Datei speichern. Damit können aus beliebigen Anwendungen PDF-Dateien erzeugt werden. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass bei einer Druckausgabe in der Regel keine barrierefreien PDF-Dateien erstellt werden. Informationen zu Überschriften, Alternativtexten, Hyperlinks und anderen Dokumentelementen gehen verloren und können nicht in die PDF-Ausgabe übernommen werden. So erstellte PDF-Dokumente müssen daher in Adobe Acrobat nachbearbeitet werden, damit sie barrierefrei sind.

Textdokumente in barrierefreie PDF umwandeln

Hinweise zur Umwandlung von Textdokumenten in barrierefreie PDF-Dokumente

Die Speicherung eines Textdokuments im PDF-Format bietet sich an, wenn ein vorliegender Text nicht weiter bearbeitet wird und in einem druckfähigen und auf vielen Plattformen verbreiteten Format angeboten werden soll. PDF ist ein offenes Format und wird auf zahlreichen Plattformen und von vielen Firmen und Anwender eingesetzt. Durch den Acrobat Viewer oder andere Anzeigeprogramme können PDF-Dokumente im Browser betrachtet, durchsucht und ausgedruckt werden. Außerdem können PDF-Dokumente barrierefrei erstellt werden und erleichtern damit Menschen mit Behinderung den Zugriff auf wichtige Informationen und Texte.

Bei der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments und zur Umwandlung vorhandener Textdokumente in das PDF-Format müssen aber einige Dinge beachtet werden:

• Voraussetzung sind korrekt strukturierte und ausgezeichnete Textdokumente. Arbeiten Sie mit Überschriften- und Absatzformatvorlagen.
• Grafische Elemente benötigen einen Alternativtext.
• Tabellen müssen korrekt erstellt und ausgezeichnet werden.

Daneben gelten natürlich die weiteren Ausführungen zur erstellung barrierefreier Textdokumente, denn nur aus einem barrierefreien Ausgangsdokument können auch barrierefreie PDF-Dokumente erstellt werden. Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. dazu " Creating Accessible PDF Documents with Adobe Acrobat 7.0", http://www.adobe.com/enterprise/accessibility/pdfs/acro7_pg_ue.pdf):

• Das Dokument besteht aus durchsuchbarem Text und nicht aus eingescannten Bildern.
• Formularfelder sind, sofern vorhanden, zugänglich.
• Die Struktur des Dokuments wird mit Tags abgebildet.
• Die Lesereihenfolge ist klar und eindeutig.
• Für alle grafischen Elemente, Hyperlinks und Formularfelder stehen beschreibende Texte (Alternativtexte) zur Verfügung.
• Es stehen Navigationshilfen (Lesezeichen, Links, Inhaltsverzeichnis, Überschriften) zur Verfügung.
• Die Hauptsprache des Dokuments ist angegeben.
• Die im Dokument verwendeten Schriftarten stellen genügen Informationen bereit, um die Inhalte als Text wiederzugeben.
• Die Sicherheitseinstellungen behindern nicht den Einsatz von Screenreadern.

Weitere Hinweise zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten können dem Prüfschritt 11.1.1 des BITV-Kurztests entnommen werden ( http://www.bitvtest.de/index.php?a=di&iid=1125&s=n).

Microsoft Word 2007

Microsoft stellt für Word 2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Textdokumente direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über das " Microsoft Download Center" erhältlich. Rufen Sie die Internetseite http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach " add-in pdf". Wenn das Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDF-Dokumente gespeichert werden.

 

• Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf den Pfeil neben Speichern unter und klicken Sie dann auf PDF.
• Geben Sie in der Liste Dateiname einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn aus.
• Wählen Sie dann in der Liste Dateityp auf PDF.
• Rufen Sie den Optionen-Dialog auf und markieren Sie den Eintrag Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen. Damit wird ein PDF-Dokument mit Tags erzeugt.
• Bestätigen Sie mit OK und dann mit Veröffentlichen.

Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt.

OpenOffice.org Writer (Version 3.0)

OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.

 

• Wählen Sie im Menü Datei > Exportieren als PDF. Dieser Befehl bietet mehr Möglichkeiten als der Weg über das PDF-Symbol in der Symbolleiste.
• Geben Sie den Dateinamen und den Zielordner an und klicken dann auf Speichern.
• Nun erscheint ein Dialogfenster PDF Optionen mit mehreren Reiterkarten.
• Auf der Reiterkarte Allgemein wählen Sie die Option Tagged PDF. Dies stellt sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sog. Tags enthält und damit von Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
• Wählen Sie Exportieren, um das PDF-Dokument zu speichern.

Bereits mit der Version 2.4.1 wurde der PDF-Export von Textdokumenten in OOo Writer wesentlich verbessert. Insbesondere die Ausgabe von Tabellen genügt nun vollständig den Anforderungen der BITV. Kopfzeilen und -spalten von Tabellen werden nun automatisch mit den korrekten Tags im PDF-Dokument ausgezeichnet.

Adobe PDFMaker 8

Zusätzlich zu den integrierten PDF-Exporten wurde auch der Export von Adobe PDFMaker 8 unter Microsoft Word 2007 getestet. Die Möglichkeiten des PDFMaker sind umfangreicher als die des integrierten PDF-Exports von Word 2007. So können für den PDFMaker verschiedene Grundeinstellungen für den PDF-Export vorgenommen und als Profile gespeichert werden. Außerdem können PDF-Dokumente direkt als E-Mail verschickt oder Serienbriefe als PDF-Dokumente erzeugt werden. Auch die Überprüfung von PDF-Dokumenten durch Dritte und die Übernahme von Kommentare aus einem PDF-Dokument in ein Word-Dokument ist möglich. Zuletzt können über Acrobat Connect mehrere Personen gleichzeitig an einem gemeinsamen Dokument arbeiten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um in Word 2007 ein PDF-Dokument mittels PDFMaker zu erstellen:

• Rufen die Registerkarte Acrobat auf. Mit dem Befehl PDF erstellen in der Gruppe Adobe PDF erstellen erzeugen Sie ein PDF-Dokument mit den Standardeinstellungen.
• Es öffnet sich ein Speicherdialog und Sie können festlegen, wo und mit welchem Namen die zu erstellende Datei abgelegt wird.
• Mit dem Befehl Grundeinstellungen in der Gruppe Adobe PDF erstellen können Sie verschiedene Profile für die PDF-Ausgabe erstellen oder auf die vorhandenen Profile zurückgreifen. So können Sie beispielsweise ein Profil erstellen, das PDF-Dokumente für die Bildschirmanzeige erstellt und dazu die Bilder in einer geringeren Auflösung exportiert.

Hinweis: Beim Vergleich der PDF-Exporte hat sich gezeigt, dass die mit dem Adobe PDFMaker erstellten Dateien nicht korrekt ausgezeichnet sind. Überschriften, die im originalen Word-Dokument mit der Formatvorlage für Überschriften ausgezeichnet sind, werden nicht mit dem korrekten Tag im PDF-Dokument ausgezeichnet. Stattdessen werden beispielsweise Überschriften der Ebene 1 mit dem Tag " Überschrift 1" ausgezeichnet. Dieses Tag hat als Rollenzuordnung aber die Rolle "p" und ist daher als Absatz ausgezeichnet. Für BITV-formal korrekte PDF-Dokumente muss diese Rollenzuordnung nachträglich in Adobe Acrobat geändert werden.

Weitere Hinweise

Fehlende Lesezeichen lassen sich relativ einfach mit Adobe Acrobat erzeugen.

• Rufen Sie das Lesezeichen-Fenster auf.
• Im Menü Optionen wählen Sie den Eintrag Neue Lesezeichen aus Struktur.
• Wählen Sie dann die Strukturelemente (Tags) aus, die als Lesezeichen genutzt werden sollen. Dies sind in der Regel H- oder H1-Tags.

Metadaten wie beispielsweise die Dokumentensprache können über den Befehl Datei > Eigenschaften bearbeitet werden.