Microsoft PowerPoint 2007

Eine strukturierte Präsentation erstellen

Die Grundlage für eine barrierefreie Präsentation ist die Erstellung einer zugänglichen Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Folienlayouts, um Präsentationen zu strukturieren. Microsoft PowerPoint stellt Ihnen eine ganze Reihe an Formatvorlagen mit Folienlayouts zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie auch eigene Vorlagen mit Folienlayouts erstellen und so strukturierte Präsentationen nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.

Folientitel erstellen

Folientitel geben Informationen über den Inhalt einer einzelnen Folie und dienen gleichzeitig als Grundlage für die Gliederungsansicht der Präsentation. Wenn keine Folientitel verwendet werden, dann enthält die Gliederungsansicht Leerstellen. Erstellen Sie Folientitel mit einem Platzhalter und nicht mit einer einfachen Textbox. Nutzen Sie dafür Layoutvorlagen, um die Arbeit mit Folientiteln zu vereinfachen.

Wenn Sie mit Folientiteln arbeiten, dann wird sichergestellt, dass die Präsentation immer eine vollständige Inhaltsübersicht hat. Dies erleichtert die Orientierung während der Vorführung der Präsentation, wenn Sie z. B. zu einer bestimmten Folie wechseln möchten. Außerdem werden die Folientitel in der Normal- oder Gliederungsansicht bei der Bearbeitung der Präsentation angezeigt und geben Ihnen einen Überblick über die Folien.

Die unten stehenden Bilder zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in PowerPoint. Das linke Bild zeigt eine Präsentation mit korrekter Verwendung von Folienüberschriften während auf den rechten Bildern die fehlenden Überschriften einiger Folien durch leere Zeilen erkennbar sind.

Die Abbildungen zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in Microsoft PowerPoint 2007. Die fehlenden Folientitel sind in der linken Abbildung deutlich erkennbar.

Platzhalter oder Textbox?

Überprüfen Sie Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht, um fehlende Folientitel zu erkennen. Rufen Sie dazu in der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Präsentationsansichten den Ansichtsmodus Normal auf (2). Anschließend kann die Gliederungsansicht ausgewählt werden.

In der Gliederungsansicht wird der Folientitel neben einem kleinen Foliensymbol angezeigt. Wenn neben dem Symbol Text zu lesen ist, dann hat die Folie einen Titel. In der obigen Abbildung sind einige Folien ohne korrekten Folientitel zu erkennen. Überprüfen Sie daher Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht um sicherzustellen, dass jede Folie einen Titel hat. Andernfalls fügen Sie mit Hilfe der Layoutvorlagen einen Titel zur Folie hinzu.

Unsichtbare Folientitel

Es ist wichtig, dass jede Folie auch einen Folientitel hat, denn mit diesen  kann durch die Präsentation navigiert werden. Manchmal aber soll der Folientitel nicht sichtbar sein, z. B. wenn auf einer Folie nur ein Bild gezeigt werden soll. Dann kann der Folientitel mit einem einfachen Trick versteckt werden. Alle Objekte auf einer Folie sind auf mehreren Ebenen übereinander angeordnet. Sie können den Folientitel einfach verschieben, indem Sie den Folientitel auf die unterste Ebene verschieben. Dadurch wird der Folientitel verdeckt, ist aber noch vorhanden und damit in der Gliederungsansicht erkennbar.

In PowerPoint 2007 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Folientitel. Im dann erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag In den Hintergrund. Damit wird der Folientitel in den Hintergrund verschoben.

Folienlayout

Mit Hilfe der Vorlagen für Folienlayouts in PowerPoint 2007 relativ einfach und effektiv unterschiedlichste Folien mit Tabellen und Diagrammen erstellt werden. Wenn Sie die Folienlayouts nutzen vermeiden Sie, dass möglicherweise leere Textboxen oder andere Elemente auf einer Folie verbleiben und so die Zugänglichkeit der Präsentation erschweren. Assistive Technologien wie Screenreader müssen ansonsten auch diese vergessenen Elemente "mitlesen". Außerdem erleichtert die Arbeit mit Folienlayouts die Gestaltung einheitlicher Folien und stellt damit sicher, dass immer die gleichen Schrifttypen und Aufzählungszeichen genutzt werden oder das die Anordnung der Elemente wie der Überschrift auf den Folien identisch ist. Die Arbeit mit Folienlayouts und Vorlagen stellt sicher, dass z. B. die Abstände gleich bleiben, die Aufzählungslisten korrekt formatiert werden und das Layout der Folien insgesamt einheitlich bleibt. Dies erleichtert allen Betrachter/innen den Umgang mit den Folien.

Die folgende Abbildung zeigt dieselbe Folie einmal mit (links) und einmal ohne (rechts) Folienlayout gestaltet.

Arbeiten mit Folienlayouts

In PowerPoint 2007 finden Sie die verschiedenen Folienlayouts in der Registerkarte Start (1) in der Symbolgruppe Folien. Öffnen Sie das Untermenü Layout (2) durch einen Klick auf das entsprechende Symbol. Alternativ können Sie die Auswahlliste über Alt-R > Alt-L erreichen.

Die Auswahl eines Folienlayouts bezieht sich immer auf die aktuelle, gerade ausgewählte und sichtbare Folie. Sie können natürlich mehrere Folien gleichzeitig auswählen; die Änderung des Layouts wirkt sich dann auf alle gewählten Folien aus.

Folienlayout testen

Um zu überprüfen, ob alle Folien mit einem Folienlayout gestaltet wurden, öffnen Sie wie oben beschrieben den Bereich mit den Folienlayouts. Wenn die aktuelle Folie mit einem Folienlayout gestaltet wurde, dann wird dieses Layout durch eine Umrandung hervorgehoben. Wenn keine Hervorhebung sichtbar ist, sollten Sie eine neue Folie mit einem Folienlayout erstellen und die alte Folie danach löschen.