Microsoft Word 2002/Office XP

Microsoft Word 2002/Office XP - Ein strukturiertes Dokument erstellen

Die Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist die Erstellung einer zugänglichen Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Formatvorlagen, um Überschriften und Absätze zu formatieren. Microsoft Word stellt Ihnen eine ganze Reihe an Dokumentenvorlagen mit verschiedenen Formatvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie zur Strukturierung eines Dokuments die geeigneten Formatvorlagen aus. Bei Bedarf können Sie auch eigene Formatvorlagen zu einer Dokumentenvorlage hinzufügen und so strukturierte Dokumente nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.

Überschriften

Überschriften werden verwendet, um ein Dokument in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften erzeugt eine Gliederung des Dokuments. Diese Gliederung kann dann von Menschen, die Dokumente mit Screenreadern, für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden. Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis bringen, aber es wird keine Gliederungsstruktur erzeugt. Zusätzlich erlaubt die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften die rasche Änderung des Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift angepasst werden muss, sondern lediglich die Formatvorlage für Überschriften geändert wird.

Markieren Sie den Text, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen möchten, und wählen Sie dann die geeignete Formatvorlage aus. Dazu wählen Sie entweder aus Auswahlliste in der Symbolleiste eine passende Formatvorlage aus (A) oder wählen die gewünschte Formatvorlage im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung aus (B). Falls der Aufgabenbereich nicht angezeigt werden sollte, klicken Sie im Menü Format auf Formatvorlagen und Formatierung.

Verwendung von Überschriften

Da Überschriften das Dokuments gliedern, sollten sie den Ablauf des Dokuments wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Screenreaders nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die "Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als "Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".

Tipps zur Verwendung von Überschriftformaten:

• Überschrift 1: Titel des Dokuments. Es sollte nach Möglichkeit nur eine "Überschrift 1" innerhalb eines Dokuments geben.
• Überschrift 2: Wichtigste Zwischenüberschriften des Dokuments.
• Überschrift 3: Zwischenüberschriften von "Überschrift 3" usw. Gliedern Sie die einzelnen Kapitel und Abschnitte mit Überschriften.
• Überschriften sollten die Navigation im Dokument erleichtern. Aus einer Überschrift sollte klar hervorgehen, worum es im jeweils folgenden Abschnitt geht.
• Nutzen Sie Überschriftformate nicht zur Hervorhebung einzelner Wörter oder Phrasen innerhalb des Textkörpers.

Listen

Informationen können in Listen gesetzt werden, um die Informationen hervorzuheben, zu gruppieren oder in einer bestimmten Reihenfolge darzustellen. Die beste Vorgehensweise zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen. Dadurch können Listen von assistiven Technologien wie Screenreadern auch als Listen erkannt und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von Aufzählungen und Nummerierungen den Export eines Textdokuments als HTML- oder PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber eine so erstellte Liste ist von assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.

Erstellen einer Liste

Listen werden in Aufzählung und nummerierte Listen unterschieden. Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Liste während der Eingabe:

1. Geben Sie * (Sternchen) oder - (Bindestrich) ein, um eine Aufzählung zu beginnen, oder geben Sie 1. ein, um eine nummerierte Liste zu beginnen, und drücken Sie dann die LEERTASTE oder die TAB-TASTE.
2. Geben Sie den gewünschten Text ein.
3. Drücken Sie die EINGABETASTE, um das nächste Listenelement hinzuzufügen. Word fügt automatisch das nächste Aufzählungszeichen oder die nächste Nummer ein.
4. Um die Liste zu beenden, drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, oder drücken Sie die RÜCKTASTE, um das letzte Aufzählungszeichen bzw. die letzte Nummer in der Liste zu löschen.

Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Text, dem Sie eine Aufzählung oder nummeriere Liste hinzufügen möchten. Dabei muss jedes einzelne Listenelement in einer neuen Zeile stehen.
2. Wählen Sie anschließend in der Symbolleiste die Listenformate Nummerierung (A) oder Aufzählungszeichen (B) aus.