Microsoft PowerPoint 2002, Office XP

Eine strukturierte Präsentation erstellen

Die Grundlage für eine barrierefreie Präsentation ist die Erstellung einer zugänglichen Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Folienlayouts, um Präsentationen zu strukturieren. Microsoft PowerPoint stellt Ihnen eine ganze Reihe an Formatvorlagen mit Folienlayouts zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie auch eigene Vorlagen mit Folienlayouts erstellen und so strukturierte Präsentationen nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.

Folientitel erstellen

Folientitel geben Informationen über den Inhalt einer einzelnen Folie und dienen gleichzeitig als Grundlage für die Gliederungsansicht der Präsentation. Wenn keine Folientitel verwendet werden, dann ist enthält die Gliederungsansicht Leerstellen. Erstellen Sie Folientitel mit einem Platzhalter und nicht mit einer einfachen Textbox. Nutzen Sie die Layoutvorlagen, um die Arbeit mit Folientiteln zu vereinfachen.

Wenn Sie mit Folientiteln arbeiten, dann wird sichergestellt, das ihre Präsentation immer eine vollständige Inhaltsübersicht hat. Dies erleichtert die Orientierung während der Vorführung der Präsentation, wenn Sie z. B. zu einer bestimmten Folie wechseln möchten. Außerdem werden die Folientitel in der Normal- oder Gliederungsansicht bei der Bearbeitung der Präsentation angezeigt und geben Ihnen einen Überblick über die Folien.

Die unten stehenden Bilder zeigen die Gliederungsansicht einer Präsentation in PowerPoint. Das linke Bild zeigt eine Präsentation mit korrekter Verwendung von Folienüberschriften während auf den rechten Bildern die fehlenden Überschriften einiger Folien durch leere Zeilen erkennbar sind.

Platzhalter oder Textbox?

Überprüfen Sie Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht, um fehlende Folientitel zu erkennen.

In der Gliederungsansicht wird der Folientitel neben einem kleinen Foliensymbol angezeigt. Wenn neben dem Symbol Text zu lesen ist, dann hat die Folie einen Titel. In der obigen Abbildung sind noch einige Folien ohne korrekten Folientitel zu erkennen. Überprüfen Sie also Ihre Präsentation in der Gliederungsansicht um sicherzustellen, dass jede Folie einen Titel hat. Andernfalls fügen Sie mit Hilfe der Layoutvorlagen einen Titel zur Folie hinzu.

Unsichtbare Folientitel

Es ist wichtig, dass jede Folie auch einen Folientitel hat, denn mit diesen kann durch die Präsentation navigiert werden. Manchmal aber soll der Folientitel nicht sichtbar sein, z. B. wenn auf einer Folie nur ein Bild gezeigt werden soll. Dann kann der Folientitel mit einem einfachen Trick versteckt werden. Alle Objekte auf einer Folie sind auf mehreren Ebenen übereinander angeordnet. Sie können den Folientitel einfach verschieben, indem Sie den Folientitel auf die unterste Ebene anordnen. Dadurch wird der Folientitel verdeckt, ist aber noch vorhanden und damit in der Gliederungsansicht erkennbar.

In PowerPoint 2002 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Folientitel. Im dann erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Reihenfolge > In den Hintergrund. Damit wird der Folientitel in den Hintergrund verschoben.

Folienlayout

Mit Hilfe der Vorlagen für Folienlayouts können die Nutzenden mit PowerPoint und Impress relativ einfach und effektiv unterschiedlichste Folien mit Tabellen und Diagrammen erstellen. Der Einsatz von Folienlayouts erleichtert zudem die Umwandlung in ein barrierefreies Format.

Wenn Sie die Folienlayouts nutzen vermeiden Sie, dass möglicherweise leere Textboxen oder andere Elemente auf einer Folie verbleiben und so die Zugänglichkeit der Präsentation erschweren. Nutzer/innen assistiver Technologien wie Screenreadern müssen dann auch diese vergessenen Elemente "mitlesen". Außerdem erleichtert die Arbeit mit Folienlayouts die Gestaltung einheitlicher Folien und stellt z. B. sicher, dass immer die gleichen Schrifttypen und Aufzählungszeichen genutzt werden oder das die Anordnung der Elemente wie der Überschrift auf den Folien identisch ist. Die folgende Abbildung zeigt dieselbe Folie einmal mit (links) und einmal ohne (rechts) Folienlayout gestaltet.

Die Arbeit mit Folienlayouts und Vorlagen stellt sicher, dass z. B. die Abstände gleich bleiben, die Aufzählungslisten korrekt formatiert werden und das Layout der Folien insgesamt homogen bleibt. Dies erleichtert allen Betrachter/innen den Umgang mit den Folien.

Arbeiten mit Folienlayouts

In PowerPoint 2002 und Office XP finden Sie die verschiedenen Folienlayouts im Aufgabenbereich Folienlayout. Wählen Sie im Menü Format den Befehl Folienlayout, um den Aufgabenbereich anzuzeigen (1). Anschließend können Sie im Aufgabenbereich Folienlayout ein passendes Folienlayout für die aktuelle Folie auswählen.

Die Auswahl eines Folienlayouts bezieht sich immer auf die aktuelle, gerade ausgewählte und sichtbare Folie. Sie können natürlich auf mehrere Folien gleichzeitig auswählen; die Änderung des Layouts wirkt sich dann auf die gewählten Folien aus.

Folienlayout testen

Um zu überprüfen, ob alle Folien mit einem Folienlayout gestaltet wurden, öffnen Sie wie oben beschrieben den Bereich mit den Folienlayouts. Wenn die aktuelle Folie mit einem Folienlayout gestaltet wurde, dann wird dieses Layout durch eine Umrandung hervorgehoben. Wenn keine Hervorhebung sichtbar ist, sollten Sie eine neue Folie mit einem Folienlayout erstellen und die alte Folie danach löschen.