Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Präsentationen

Die Artikel auf dieser Seite gehen auf die Erstellung von barrierefreien Präsentationen ein und orientieren sich an den Anforderungen der Barrierefreie Informationstechnik Verordnung (BITV). Schwerpunkt ist die Erstellung von Präsentationen mit gängigen Präsentationsprogrammen (Microsoft Office, OpenOffice.org Writer).

Zusätzlich gibt es bebilderte Anleitungen zu verschiedenen Präsentationssprogrammen. Diese Artikel finden Sie, wenn Sie in der Unternavigation auf die entsprechenden Menüeinträge klicken.

Kurzanleitung

Diese Kurzanleitung fasst die wichtigsten Maßnahmen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen zusammen und kann mit gängigen Präsentationsprogrammen umgesetzt werden. Ausführlichere Hinweise und bebilderte Anleitungen finden Sie über die Menüeinträge der Unternavigation.

1. Für jeden Audio- oder visuellen Inhalt sind geeignete äquivalente Inhalte bereitzustellen, die den gleichen Zweck oder die gleiche Funktion wie der originäre Inhalt erfüllen. Versehen Sie Bilder und Abbildungen mit einem Alternativtext. Komplexere visuelle Elemente wie Diagramme, Tabellen, Abbildungen, Animationen oder Bilder können auf der Notizseite einer Folie genau beschrieben werden. Eingebettete Videos müssen mit Untertiteln bzw. Transkription versehen werden.
2. Texte und Grafiken müssen auch dann verständlich sein, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden. Vermitteln Sie Informationen nicht nur über Farben. Sorgen Sie für ausreichende Kontraste der Texte und Bilder. Betrachten Sie Präsentationen in der Graustufen- oder Schwarzweiß-Ansicht.
3. Verwenden Sie Formatvorlagen, Vorlagen für das Folienlayout und Foliendesign.
4. Sprachliche Besonderheiten wie Wechsel der Sprache oder Abkürzungen sind erkennbar zu machen. Informieren Sie auf der ersten Folie über die Primärsprache des Dokuments. Erläutern Sie Abkürzungen und Akronyme. Übersetzen oder erläutern Sie anderssprachige Wörter und Begriffe.
5. Erstellen Sie Tabellen möglichst im Präsentationsprogramm. Beschreiben Sie komplexe Tabellen und Diagramme auf der Notizseite einer Folie.
6. Speichern Sie Präsentationen in einem Format, das von vielen anderen Programmen geöffnet und verarbeitet werden kann. Dies ist beispielsweise beim Format PowerPoint 97-2003 der Fall.
7. Setzen Sie benutzerdefinierte Animationen sparsam ein. Blenden Sie den nächsten Animationsschritt erst nach Benutzereingabe (Maus- oder Tastaturdruck) ein. Beschreiben Sie benutzerdefinierte Animationen von Nicht-Text-Elementen auf der Notizseite einer Folie.
8. Eingebettete Steuerelemente und programmierte Objekte in einer Präsentation sollen zugänglich sein. Stellen Sie andernfalls alternative Lösungen bereit.
9. Achten Sie auf die richtige Reihenfolge bei der Tastaturbedienung. Korrigieren Sie die Reihenfolge gegebenenfalls.
10. Stellen Sie Alternativen bereit. Dies könnten eine HTML-Version der Präsentation oder auch eine Version ohne Hintergrundelemente und mit einfachem Layout sein.
11. Erleichtern Sie die Orientierung in einer Präsentation durch angemessene Gruppierung der Informationen.
12. Erleichtern Sie die Navigation in einer Präsentation durch eine Inhaltsfolie mit integrierter Direktnavigation zu den einzelnen Inhalten. Geben Sie Metadaten zur Präsentation an.
13. Fördern Sie das allgemeine Verständnis einer Präsentation durch die einfachste, inhalts- und zielgruppenangemessene Sprache. Verwenden Sie gut lesbare Schrifttypen und -größen.

Alternativtexte in Präsentationen

BITV-Anforderung 1

Für jeden Audio- oder visuellen Inhalt sind geeignete äquivalente Inhalte bereitzustellen, die den gleichen Zweck oder die gleiche Funktion wie der originäre Inhalt erfüllen.

Versehen Sie Bilder und andere grafische Elemente mit einem Alternativtext

Stellen Sie zu jedem Bild, durch das Informationen weitergegeben werden, ein entsprechendes Textäquivalent bereit. Dieser Text ermöglicht sehbehinderten oder blinden Menschen, den Inhalt von Bildern zu erfassen. Entsprechend ist mit den Alternativtexten zu verfahren. Unter diese Forderung fallen aber nicht nur Bilder, die z. B. als Foto oder Zeichnung aus anderen Programmen in eine Präsentation übernommen werden.

Präsentationsprogramme bieten eine Vielzahl an verfügbaren Formen wie Pfeile, Kreis, Flussdiagramme oder Legenden. Diese Formen stehen aber meist nicht für sich, sondern mehrere Formen werden zu einem größeren Gesamtbild zusammengefügt. Daher sollte nach Erstellung des Gesamtbildes dieses zu einer Gruppierung vereint und diese dann mit einem Alternativtext versehen werden.

Textäquivalente sollten kurz und eindeutig formuliert werden. Vermeiden Sie überlange und zu detaillierte Beschreibungen von Abbildungen oder Fotografien, wenn es nicht für das Verständnis unbedingt notwendig ist.

• Bei Bildern wird zwischen Informationsgrafiken (grafische Schriften, Symbole, Logos, Abbildungen, Illustrationen) und Layoutgrafiken unterschieden.

• Enthält eine Informationsgrafik grafischen Text, ein Logo oder ein eindeutiges Symbol, dann muss im Alternativtext der im Bild enthaltene Text bzw. die Bedeutung des Symbols wiedergegeben werden.

• Bei Zeichnungen, Fotos oder grafische Darstellung von Zusammenhängen, die aus mehreren vorgefertigten Formen zusammengefügt werden, ist die Beschreibung des Dargestellten wichtig. Was wird durch die Zeichnung, das Foto oder die komplexe Darstellung deutlich? Was zeigt sie? Stellen Sie sich für den Alternativtext vor, Sie müssten einer Person über das Telefon die Darstellung erklären.

• Diagramme werden häufig eingesetzt, um umfangreiche Informationen in kompakter visueller Form zu vermitteln. Der Alternativtext zu einem Diagramm sollte die zentrale Aussage des Diagramms wiedergeben. Umfangreichere Beschreibungen sollten in den Fließtext aufgenommen werden. Überlegen Sie, ob die originale Datentabelle ergänzend zur Verfügung gestellt wird.

• Layoutgrafiken enthalten keinerlei Information oder sonstige Darstellung und benötigen daher in der Regel keinen Alternativtext.

• Wenn grafische Elemente als Bedienelement oder Link genutzt werden, dann ist das Ziel bzw. die Aktion des Bedienelements als Alternativtext zu hinterlegen.

Textäquivalente sollten kurz und treffend formuliert sein. Vermeiden Sie allzu detaillierte Beschreibungen von Bildern oder anderen grafischen Elementen.

Ergänzend dazu können Sie Bilder und andere grafische Elemente mit einer Bildunterschrift versehen.

Alternativ können Sie Bilder und Objekte mit Beschreibungen zu ergänzen, die Sie unter oder neben dem Eintrag platzieren. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn der Alternativtext sehr lang wird.

Wenn Sie verschiedene Elemente nutzen, um ein größeres Gesamtbild zu erstellen (bspw. um einen Prozessablauf darzustellen), dann gruppieren Sie die Einzelelemente zu einem Gesamtbild. Dies erlaubt es, nur das Gesamtbild mit einem alternativen Text zu versehen, anstatt alle Einzelelemente beschreiben zu müssen.

Stellen Sie für multimediale Inhalte angemessene Alternativen bereit

Multimediale Inhalte (Audio, Video, animierte Grafiken, usw.) in Präsentationen sind häufig problematisch. Bei der Konvertierung in ein barrierefreies Format können diese Inhalte oft nicht automatisch übertragen werden. Animierte GIF-Dateien werden z. B. in statische Grafiken umgewandelt. Für die barrierefreie Integration von Audio oder Video müssen besondere Vorgehensweisen berücksichtigt werden.

Stellen Sie für jede Audiodatei mit gesprochener oder gesungener Sprache ein Textäquivalent bereit. Wenn die Präsentation ein Video oder einen Tonclip mit gesprochener Sprache enthält, dann stellen Sie mit der Präsentation auch eine Transkription bereit, die alle Informationen enthält. Diese Transkription sollte in einem einfachen Textformat vorliegen, so dass sie mit einem einfachen Texteditor geöffnet werden kann.

Bei Verwendung eines Videos sollten synchronisierte Untertitel für jedes Geräusch oder jeden Sprechabschnitt bereitgestellt werden. Ergänzend zu Transkriptionen erleichtern synchronisierte Untertitel hörbehinderten Nutzerinnen und Nutzern das Verständnis während das Video läuft.

Nutzen Sie die Notizseiten für Textäquivalente

Nicht-Text-Elemente wie Diagramme, Tabellen, Abbildungen, Animationen oder Bilder können auf der Notizseite einer Folie genau beschrieben werden. Zwar können einfache Bilder in einem Präsentationsprogramm auch mit einem Alternativtext versehen werden. Komplexere visuelle Elemente aber benötigen als Textäquivalent eine detaillierte Beschreibung. Nutzen Sie dazu die Notizseite, die für jede einzelne Folie angelegt werden kann.

Wie Textäquivalente für komplexe visuelle Elemente geschrieben werden können zeigt der Artikel " How to Create Descriptive Text for Graphs, Charts & other Diagrams".

Machen Sie den Inhalt von Autoformen zugänglich

Neben Fotos oder Bilden stehen in Präsentationsprogrammen meist eine ganze Reihe an sogenannten Autoformen (Standardformen, Symbolformen) zur Verfügung. Dies sind geometrische Figuren wie Sterne, Banner oder Pfeile. Viele dieser Autoformen können mit einem Text versehen werden. Dieser Text wird allerdings nicht von allen Screenreadern erfasst und vorgelesen. Um dies dennoch zu ermöglichen, müssen Autoformen mit einem Alternativtext versehen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Löschen Sie ggf. den Text der Autoform.

2. Zeichnen Sie eine neue Textbox mit transparentem Hintergrund und geben Sie den gewünschten Text ein.

3. Legen Sie die Textbox über die Autoform. Wählen Sie beide Objekte gemeinsam aus und gruppieren die Objekte.

4. Versehen Sie die Gruppierung mit einem Alternativtext.

Weitere Hinweise dazu finden Sie im Artikel " The screen reader tool does not read the web text of autoshapes".

Verständlickeit ohne Farbe und Präsentationen

BITV-Anforderung 2

Texte und Graphiken müssen auch dann verständlich sein, wenn sie ohne Farbe betrachtet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Präsentation auch ohne Farbe nutzbar ist

Es muss sichergestellt werden, dass Präsentationen auch ohne Farbe verständlich und nachvollziehbar sind. Dies ist wichtig für Menschen mit Farbfehlwahrnehmung oder anderen Sehschwächen. Außerdem sind die Kontraste bei der Wiedergabe einer Präsentation über einen Beamer oder Videoprojektor oft geringer als bei der Betrachtung am Bildschirm. Stellen Sie daher sicher, dass die Präsentation ausreichende Kontraste bietet.

Wenn Informationen mittels Farbe transportiert werden, dann muss ein angemessener Ersatz für diese Informationen bereitgestellt werden. Beispielsweise sollten negative und positive Werte nicht nur per Farbgebung dargestellt werden (300 EUR bzw. 200 EUR), sondern entsprechend mit Vorzeichen versehen werden (+300 EUR bzw. -200 EUR).

Sorgen Sie außerdem für einen hohen Kontrast zwischen Hintergrund- und Textfarben. Wählen Sie helle Textfarben auf einem dunklen Hintergrund oder dunkle Textfarben auf hellem Hintergrund.
Verwenden Sie möglichst die automatisch zugewiesenen Schriftfarben. Damit ist sichergestellt, dass bei einer Anpassung des Farbschemas in den Einstellungen des Betriebssystems auch die Farben in der Textverarbeitung geändert werden. Dies erleichtert sehbehinderten und farbfehlsichtigen Menschen den Umgang mit Textdokumenten.

Nutzen Sie zur Darstellung von Links vorhandene Formatvorlagen. Links sollten immer unterstrichen dargestellt werden, auch wenn es sich nicht um aktive, also anklickbare, Hyperlinks handelt.
Bilder und andere grafischen Elemente sollen so gestaltet sein, dass die Kontraste auch für Betrachtung auf einem Schwarzweiß-Bildschirm oder durch Menschen mit Farbfehlsichtigkeiten ausreichend sind. Wählen Sie die Option der Schwarzweiß- oder Graustufen-Ansicht um Ihre Präsentation ohne Farbe zu betrachten. Bewegen Sie sich durch Ihre Präsentation und überprüfen Sie die Lesbarkeit.

Drucken Sie die Präsentationen schwarzweiß aus. Wenn Ihre Präsentation dann nur schwer lesbar ist, dann ist sie auch nur schwer lesbar für die meisten anderen Nutzerinnen und Nutzer und ebenso für Menschen mit oder ohne Behinderung bei Wiedergabe über einen Projektor.

Vermeiden Sie unruhige oder verwirrende Hintergrundbilder. Dies lenkt möglicherweise zu sehr ab. Außerdem dauert das Laden von Präsentationen mit aufwändigen Hintergrundbildern über das Internet wesentlich länger.

Stellen Sie auf Nachfrage alternative Vorlagen ohne Hintergrundbilder zur Verfügung. Lassen Sie Ihre Präsentation im Schwarzweiß-Modus gegenlesen.

Achten Sie darauf, die Informationen in Diagrammen nicht nur über die Farbgebung zu vermitteln. Kombinieren Sie unterschiedliche Linienstile, Farben, Schraffuren oder Muster miteinander, um die Daten voneinander zu unterscheiden. Geben Sie nach Möglichkeit die Werte im Diagramm an. So können auch farbenblinde oder farbfehlsichtige Betrachterinnen und Betrachter die Informationen erfassen. Andernfalls müssen Diagramme mit einem Textäquivalent versehen werden, damit auch blinde oder farbenblinde Menschen die Informationen erhalten.

Strukturierung und Auszeichnung von Präsentationen

BITV-Anforderung 3

Markup-Sprachen (insbesondere HTML) und Stylesheets sind entsprechend ihrer Spezifikationen und formalen Definitionen zu verwenden.

Strukturieren Sie die Präsentation

Grundlage für eine barrierefreie Präsentation ist ein korrekt strukturiertes Ausgangsdokument. Dazu gehört, dass jede Folie eine Überschrift enthält, auch solche Folien, die als reine Bildfolien gedacht sind. Nutzen Sie Überschriften und Folientitel, um den Inhalt einer Folie klar kenntlich zu machen. Dies erleichtert die Navigation durch eine Präsentation und erlaubt das rasche Auffinden der gesuchten Informationen.

Nutzen Sie die Vorlagen, um ein einheitliches Layout und eine konsequente Gestaltung Ihrer Präsentationen zu erreichen. Verwenden Sie die gleichen Schriften, die gleichen Hintergrundbilder usw. Dies erleichtert das Verständnis, da sich die Betrachter/innen auf den Inhalt konzentrieren können und nicht durch wechselnde Layouts abgelenkt werden.

Verwenden Sie die automatischen Aufzählungszeichen und Nummerierungen, um Listen und Gliederungen anzulegen. Nutzen Sie dazu keinesfalls manuell eingefügte Gliederungspunkte wie Sternchen oder Bindestriche. Erstellen Sie Aufzählungslisten automatisch. Dazu wählen Sie die entsprechenden Einträge in dem "AutoFormat"-Dialog aus.

Nutzen Sie außerdem die zur Verfügung stehenden Folienlayouts. Jedes Präsentationsprogramm stellt mehrere Folienlayouts bereit, um Text und Bilder gut strukturiert zu präsentieren. Die Verwendung solcher Folienlayouts erleichtert außerdem die Umwandlung von Präsentationen in barrierefreie Formate. Verzichten Sie daher auf den Einsatz von frei positionierten Text- oder Bildelementen, um Inhalte darzustellen.

Folienlayout bezeichnet dabei das Layout einzelner Folien, d. h. die Strukturierung mittels Überschriften und Platzhalter für Bilder, Tabellen, Diagramme etc. Ein Foliendesign beinhaltet Angaben bzgl. verwendeter Farben, Schriftarten usw. Beide - Layout und Design - können unabhängig voneinander geändert werden, wenn ein Dokument gut strukturiert ist.

Arbeiten Sie mit Masterfolien

Eigene Folienlayouts und -designs können über die Erstellung von Master- und Layoutfolien erstellt werden. Einer Masterfolie werden dabei eine oder mehrere Layoutfolien untergeordnet, die mögliche Folienlayouts beschreiben. Auf der Masterfolie wiederum werden Hintergrundgrafiken und andere Designelemente abgelegt, die dann auf jeder Folie erscheinen.

Beachten Sie bei der Erstellung einer Masterfolie dass Elemente, die auf jeder Folie auftauchen (z. B. Foliennummer, Datum), die Zugänglichkeit einer Präsentation erschweren können. Screenreader lesen z. B. in Microsoft PowerPoint das Datum vor, wenn es auf der Masterfolie eingetragen ist. Eine in das PDF-Format umgewandelte Präsentation wird im Acrobat Reader vollständig vorgelesen. Wenn die Masterfolie Elemente wie Bilder mit Alternativtext oder die Foliennummer enthält, dann werden diese Inhalte auf jeder Folie erneut vorgelesen. Überlegen Sie also, ob Sie auf die Angabe des Datums und der Seitenzahl verzichten können.

Wenn die Masterfolie einer Präsentation wichtige Elemente wie beispielsweise ein Logo enthält, dann sollten zwei identische Masterfolien mit identischen Layoutfolien erstellt werden. Die Designelemente der Masterfolien sollten identisch sein, um den visuellen Eindruck zu erhalten. Abbildungen wie Logos sollten nur auf der ersten Masterfolie mit einem Alternativtext versehen sein. Nutzen Sie dann die erste Masterfolie zur Erstellung der Titelfolie. Für alle weiteren Folien wird dann die zweite, identische Masterfolie genutzt, die dann keine Alternativtexte oder andere Elemente wie Datum und Foliennummer enthalten sollte.

Auf diese Weise können Nutzerinnen und Nutzer von Screenreadern alle wichtigen Informationen der Titelfolie mit der ersten Masterfolie entnehmen. Bei den nachfolgenden Folien werden dann Alternativtexte von Logos u. ä. dann aber nicht mehr vorgelesen.

Sprachliche Besonderheiten in Präsentationen

BITV-Anforderung 4

Sprachliche Besonderheiten wie Wechsel der Sprache oder Abkürzungen sind erkennbar zu machen.

Machen Sie sprachliche Besonderheiten erkennbar

Jede Änderung der verwendeten Primärsprache der Präsentation sollte deutlich angezeigt und ein angemessenes Textäquivalent bereitgestellt werden. Wenn sich die Sprache auf einer der Folien ändert, dann sollten der der Name der Sprache und eine Übersetzung der Folie in die Primärsprache im Notizbereich der Folie abgelegt werden.

Einzelne anderssprachige Wörter sollten mit einer Übersetzung unmittelbar hinter dem Wort versehen werden. Bspw.: au revoir (französich, "Auf Wiedersehen").

Anderssprachige Sätze oder Absätze sollten mit einem Hinweis und Übersetzung unmittelbar vor dem Sprachwechsel versehen werden.

Erleichtern Sie den Umgang mit sprachlichen Besonderheiten

Machen Sie die Primärsprache eines Dokuments deutlich sichtbar. Am besten mit einem kurzen Hinweis zu Beginn des Dokuments oder mit der entsprechenden Angabe in den Metadaten des Dokuments. Nutzerinnen und Nutzer eines Screenreaders oder einer Braillezeile können ihre Geräte dann entsprechend einstellen.

Akronyme und Abkürzungen sollten bei der ersten Verwendung in der Präsentation erläutert werden. Dies erleichtert die Nutzbarkeit und Verständlichkeit des Dokumentes.

Tabellen in Präsentationen

Nutzung und Beschreibung von Tabellen

BITV-Anforderung 5

Tabellen sind mittels der vorgesehenen Elemente der verwendeten Markup-Sprache zu beschreiben und in der Regel nur zur Darstellung tabellarischer Daten zu verwenden.

Erstellen Sie Tabellen und Diagramme direkt im Präsentationsprogramm

Tabellen und Diagramme sollten nach Möglichkeit direkt im Präsentationsprogramm erstellt und in das Dokument eingefügt werden. Eine solche Vorgehensweise erleichtert die Umwandlung in barrierefreie Formate, da die Objekttypen klar differenziert sind und so z. B. Tabellen auch wieder als Tabellen in einem HTML-Dokument o. ä. auftauchen können.

Die Erstellung von Tabellen und Diagrammen direkt im Präsentationsprogramm hat außerdem den Vorteil, dass Änderungen in nur einem Programm vorgenommen werden müssen. So können Anpassungsarbeiten leichter bewerkstelligt werden, da die Änderungen nicht zuerst in einem separaten Dokument vorgenommen und anschließend in die Präsentation einkopiert werden müssen.

Stellen Sie Alternativen für Tabellen und Diagramme bereit

Tabellen in Präsentationen können von Screenreadern vorgelesen werden. Trotzdem sollten Sie ggf. alternative Formate für Tabellen und Diagramme bereitstellen und ausführliche Textäquivalente im Notizbereich der Folie ablegen.

Ältere Technologien und Präsentationen

BITV-Anforderung 6

Internetangebote müssen auch dann nutzbar sein, wenn der verwendete Benutzeragent neuere Technologien nicht unterstützt oder diese deaktiviert sind.

Erstellen Sie Präsentationen, die auch mit älteren Programmversionen funktionieren

Mittlerweile gibt es Büroanwendungen in vielen unterschiedlichen Versionen. Stellen Sie daher sicher, dass ihre Präsentation auch mit älteren Programmversionen oder mit Programmen anderer Hersteller geöffnet werden können.

OpenOffice.org (OOo) Impress kann beispielsweise in Microsoft PowerPoint erstellte Präsentationen öffnen, wobei zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Präsentationen nur die Formate von Microsoft Office 97, XP und 2003 unterstützt werden. Microsoft Office wiederum kann die Dateiformate von OOo Impress nicht bzw. nur mit Zusatzprogrammen öffnen und wiedergeben. Das neu erschienene Microsoft Office 2007 besitzt ein neues Dateiformat, welches von älteren Versionen nicht bzw. wiederum nur mit einem Zusatzprogramm geöffnet und wiedergegeben werden kann.

Wenn Sie eine Präsentation verteilen möchten, dann ist es eine gute Idee, diese Präsentation im Format von PowerPoint 97-2003 abzuspeichern. Dieses Format kann dann sowohl in aktuellen und älteren Versionen von Microsoft Office als auch in OOo Impress geöffnet werden.

Sie sollten auch überlegen, ob Sie Links zum kostenlosen PowerPoint Viewer bereitstellen, mit dem in PowerPoint erstellte Präsentationen betrachtet werden können, ohne die Software kaufen zu müssen.

Hier die aktuellen Links (Stand Juni 2007):

• PowerPoint Viewer 2007 für Microsoft Windows:
  http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=048dc840-14e1-467d-8dca-19d2a8fd7485
• PowerPoint Viewer 1998 für Mac OS:
  http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=e25cb1e5-209c-4a58-b283-23e84b616477&DisplayLang=en

Hinweis: Aussagen zur Nutzbarkeit der Betrachtungsprogramme in Verbindung mit einem Screenreader oder anderen assistiven Technologien liegen nicht vor.

Kontrolle zeitgesteuerter Inhalte in Präsentationen

BITV-Anforderung 7

Zeitgesteuerte Änderungen des Inhalts müssen durch die Nutzerin, den Nutzer kontrollierbar sein.

Zeitgesteuerte Änderungen des Inhalts müssen durch die Nutzenden kontrollierbar sein

Microsoft PowerPoint, OpenOffice.org Impress und andere Programme für die Erstellung von Präsentationen unterstützen Animationen, um Text- und Bildelemente effektvoll ein- oder auszublenden. Solche Animationen erschweren aber die Zugänglichkeit der Inhalte. Menschen mit photosensitiver Epilepsie könnten durch Flackern oder Aufblitzen Anfälle erleiden. Screenreader haben Schwierigkeiten bei der Wiedergabe einer benutzerdefinierten Animation. Außerdem lenken Bewegungen vom Inhalt einer Folie ab, was für Menschen mit visuellen oder kognitiven Behinderungen die Lesbarkeit erschwert.

Eine barrierefreie Präsentation sollte daher nur wenige oder keine Animationen enthalten. Versuchen Sie, die Informationen und die Bedeutsamkeit der Inhalte anders zu kommunizieren. Möchten Sie dennoch nicht auf benutzerdefinierte Animationen verzichten, dann stellen Sie die Animationen so ein, dass erst durch eine Benutzereingabe (Tastendruck oder Mausklick) der nächste Animationsschritt sichtbar wird.

Animationen stellen zudem ein großes Problem bei der Arbeit mit Screenreader oder Braillezeile dar. Nur wenige Screenreader nehmen Animationen z. B. in einer PowerPoint Präsentation überhaupt war und können diese umsetzen. Eine einfache Animation wie das Einblenden von Aufzählungslisten ist mit dem Screenreader JAWS noch erfassbar. An komplexen Animationen, bei denen mehrere Autoformen nacheinander eingeblendet, können aber selbst mit JAWS nicht korrekt erfasst und wiedergegeben werden.

Überlegen Sie, ob für benutzerdefinierte Animationen ausführliche Textäquivalente im Notizbereich der Folie angegeben werden.

Zugänglichkeit von Benutzerschnittstellen

BITV-Anforderung 8

Die direkte Zugänglichkeit der in Internetangeboten eingebetteten Benutzerschnittstellen ist sicherzustellen.

Stellen Sie die Zugänglichkeit eingebetteter programmierter Objekte sicher

Eingebettete Steuerelemente und programmierte Objekte in einer Präsentation sollen zugänglich sein. Wenn Sie bspw. ein Flash-Video mit integriertem Wiedergabeelement in einer Präsentation einsetzen, dann sollte die Zugänglichkeit dieses Wiedergabeelementes sichergestellt werden. Andernfalls muss eine alternative zugängliche Lösung bereitgestellt werden.

Zugänglichkeit von Benutzerschnittstellen in Präsentationen

BITV-Anforderung 8

Die direkte Zugänglichkeit der in Internetangeboten eingebetteten Benutzerschnittstellen ist sicherzustellen.

Stellen Sie die Zugänglichkeit eingebetteter programmierter Objekte sicher

Eingebettete Steuerelemente und programmierte Objekte in einer Präsentation sollen zugänglich sein. Wenn Sie bspw. ein Flash-Video mit integriertem Wiedergabeelement in einer Präsentation einsetzen, dann sollte die Zugänglichkeit dieses Wiedergabeelementes sichergestellt werden. Andernfalls muss eine alternative zugängliche Lösung bereitgestellt werden.

Tastaturbedienung von Präsentationen

BITV-Anforderung 9

Internetangebote sind so zu gestalten, dass Funktionen unabhängig vom Eingabegerät oder Ausgabegerät nutzbar sind.

Achten Sie auf eine schlüssige Reihenfolge bei der Tastaturbedienung und beim Vorlesen von Inhalten

Auch die Elemente einer Präsentationsfolie können über die Tastatur erreicht und bedient werden. Die Reihenfolge bei der Tastaturbedienung ist davon abhängig, in welcher Reihenfolge die Elemente auf der Folie eingefügt wurden. Überprüfen Sie die Reihenfolge bei der Tastaturbedienung und korrigieren sie ggf. Wählen Sie die Objekte dazu einzeln in der Reihenfolge, in der sie erreicht werden sollen, aus und wählen Sie jeweils den Befehl In den Vordergrund.

Alternative Formate für PräsentationenAlternative Formate für Präsentationen

BITV-Anforderung 11

Die zur Erstellung des Internetangebots verwendeten Technologien sollen öffentlich zugänglich und vollständig dokumentiert sein, wie z.B. die vom World Wide Web Consortium entwickelten Technologien.

Bieten Sie Alternativen an

Überlegen Sie, ob Sie vielleicht eine barrierefreie HTML-Version einer Präsentation erstellen sollten. Mit ein wenig HTML-Wissen können Sie mit Bildern und Texten aus der Präsentation eine barrierefreie HTML-Version erstellen.

Verzichten Sie auf die integrierten HTML-Exportfunktionen

Die in Microsoft PowerPoint oder OpenOffice.org Impress integrierte Funktion, eine Präsentation im HTML-Format abzuspeichern ("Speichern als HTML") sollte nicht verwendet werden! Diese Funktionen erzeugen HTML-Dokumente mit Frames, veralteten Elementen oder fehlerhaftem Markup, was Zugänglichkeit unnötig erschweren. Außerdem werden die so erstellen HTML-Präsentationen häufig nicht in allen Browsern identisch angezeigt und lassen sich schlecht z.B. in Lernmanagementsysteme oder andere Applikationen integrieren.

Kontext- und Orientierungsinformationen in Präsentationen

BITV-Anforderung 12

Der Nutzerin, dem Nutzer sind Informationen zum Kontext und zur Orientierung bereitzustellen.

Gruppieren Sie wichtige Informationen

Wichtige und zusammenhängende Informationen sollten auch in einer Präsentation entsprechend gruppiert werden. Nutzen Sie dazu die verschiedenen Vorlagen für Folienlayouts, um bspw. Text und Abbildung nebeneinander anzuordnen oder zwei konträre Inhalte miteinander zu vergleichen.

Aufzählungslisten sollten immer mit den entsprechenden Funktionen erstellt werden. Dies erleichtert nicht nur die Erstellung und Bearbeitung, sondern signalisiert den Betrachtenden gleich die Zusammengehörigkeit einer Information. Berücksichtigen Sie auch die Gestaltgesetze der menschlichen Wahrnehmung bei der Bearbeitung einer Präsentation.

Navigationsmechanismen in Präsentationen

Gestaltung von Navigationsmechnismen

BITV-Anforderung 13

Navigationsmechanismen sind übersichtlich und schlüssig zu gestalten.

Machen Sie das Ziel eines Links erkennbar

Das Ziel eines Hyperlinks muss auf eindeutige Weise identifizierbar sein. Phrasen wie "Hier klicken" sind verwirrend für Menschen, die Screenreader nutzen. Diese lassen sich meist alle Hyperlinks eines Dokuments auflisten. Daher sollte ein Hyperlink das Linkziel (Ziel bzw. Aktion des Links) eindeutig beschreiben. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Links eine Beschreibung oder Beschriftung haben, die die Funktion der Links erläutert.

Wenn mehrere Links aufeinander folgen sollten diese durch ein nicht druckbares Zeichen voneinander getrennt werden. Viele Screenreader oder andere assistive Technologien haben Schwierigkeiten mit der Unterscheidung von Links, wenn diese unmittelbar aufeinander folgen. Mehrere Links könnten dann als ein Link identifiziert werden, was den Umgang mit dem Textdokument erschwert. Trennen Sie Links daher durch Zeichen wie "|" oder Aufzählungszeichen voneinander ab. Stellen Sie außerdem sicher, das Links immer unterstrichen dargestellt werden. Nutzen Sie dazu die entsprechende Formatvorlage.

Alle Links sollten deutlich sichtbar und nicht hinter anderen Objekten wie Bildern oder Textboxen verborgen sein. Mit PowerPoint und OpenOffice.org Impress ist es außerdem möglich, Links zu erstellen, die der Navigation innerhalb der Präsentation dienen oder Audio- und Videodateien öffnen. Auch diese Links sollten nicht hinter anderen Objekten versteckt sein, weil dies den Zugriff auf die Informationen erschwert. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Links eine Beschreibung oder Beschriftung haben, die die Funktion der Links erläutert.

Stellen Sie Metadaten zur Präsentation bereit

Dokumenteigenschaften werden auch als Metadaten (Daten, die andere Daten beschreiben) bezeichnet. Das sind Details mit denen eine Datei und deren Inhalt genaue beschrieben wird. Zu den Dokumenteigenschaften gehören Angaben zum Titel, der Name des Autors oder der Autorin, das Thema und Stichwörter, mit denen das Thema oder der Inhalt des Dokuments angegeben wird.

Die Angabe von Metadaten ist wichtig für die Zugänglichkeit und Barrierefreiheit einer Präsentation. In den Metadaten können z. B. Angaben zur Sprache der Präsentation, zum wesentlichen Inhalt, zum Bearbeitungsstand, der Version eines Dokuments oder zu Besonderheiten der Barrierefreiheit gemacht werden. Außerdem erleichtern Metadaten allen Nutzenden das Auffinden und Strukturieren der Präsentation.

Geben Sie einen Überblick über die Präsentation

Es ist guter Stil, wenn Sie nach der Titelfolie eine Folie mit einer Gesamtübersicht zur Präsentation einbringen. Dies erleichtert die Orientierung und fördert das Verständnis der Inhalte. Erstellen Sie daher eine Auflistung mit den wesentlichen Inhalten der Präsentation. Sie können die Auflistung zudem noch mit Links zu den entsprechenden Folien versehen, um die Navigation in den Folien zu vereinfachen.

In OpenOffice.org Impress steht für das automatische Einfügen einer Übersichtsfolie im Menü Einfügen der Befehl Übersichtsseite einfügen zur Verfügung.

In PowerPoint XP und früheren Versionen wechseln Sie in die Ansicht "Foliensortierung", markieren die Folien, deren Titel Sie für die Übersicht übernehmen möchten und klicken auf das Symbol "Übersichtsfolie" bzw. "Inhaltsfolie".

In der aktuellen Version PowerPoint 2007 steht eine solche Funktion nicht mehr zur Verfügung. Sie können aber Links zu den einzelnen Folien einfügen, um die Navigation zu erleichtern.

Förderung des allgemeinen Verständnisses von Präsentationen

BITV-Anforderung 14

Das allgemeine Verständnis der angebotenen Inhalte ist durch angemessene Maßnahmen zu fördern.

Erleichtern Sie das Verständnis der Präsentation

Verwenden Sie die einfachste und klarste angemessene Sprache, die für den Inhalt des Dokuments angemessen ist. Dies erleichtert das Textverständnis für Menschen mit kognitiver Behinderung (Dyslexie), jüngeren Menschen sowie Menschen, deren Muttersprache eine andere ist als die Primärsprache des Dokuments.

Vermeiden Sie Slang-Ausdrücke oder Umgangssprache in einem Textdokument. Das wirkt nicht nur unprofessionell und unangemessen, es erschwert auch das Textverständnis für die Menschen, die nicht mit den Ausdrücken vertraut sind.

Präsentieren Sie nur einen Gedanken auf jeder Folie. Unterteilen Sie die Informationen auf einer Präsentationsfolie in handliche, nachvollziehbare Abschnitte. Verteilen Sie klar von einander abgrenzbare Inhalte auf mehrere Folien. Es ist günstiger, mehrere einfache Folien hintereinander zu präsentieren als alle Informationen auf einer komplexen, schwer verständlichen Folie unterzubringen. Auch wenn auf einer Folie noch Raum für weitere Informationen ist, sollten diese besser auf einer neuen Folie präsentiert werden.

Beschränken Sie den Informationsgehalt einer Folie, indem Sie nicht mehr als 15 Worte pro Folie verwenden. Benutzen Sie möglichst nur Schlüsselbegriffe und keine vollständigen Sätze.

Zu jeder Präsentation bzw. allgemein zu jedem Dokument einer Office-Applikation können genaue Angaben zum Inhalt, zum Autor oder Autorin usw. gemacht werden (Metadaten). Diese Angaben tragen zum besseren Verständnis einer Präsentation bei und sollten deshalb auf jeden Fall eingetragen werden.

Erleichtern Sie die Lesbarkeit durch eine vorsichtige Gestaltung

Nutzen Sie keine Kapitälchen (Beispiel), da diese Schriftgestaltung nur schlecht lesbar ist. Verwenden Sie stattdessen - sofern notwendig - einen Großbuchstaben am Wortanfang mit darauf folgenden Kleinbuchstaben. (Dieser Hinweis bezieht sich vor allem auf solche natürlichen Sprachen, die keine so komplexe Groß-Kleinschreibung kennen wie das Deutsche). Setzen Sie jede Art der Schriftgestaltung sparsam ein. Eine Vergrößerung der Laufweite oder Leerzeichen im Wort sind zu vermeiden. Eine größere Laufweite (Spatium) erschwert für sehbehinderten Menschen die Lesbarkeit eines Textes, bei Leerzeichen im Wort wird dieses von einem Screenreader buchstabiert und nicht als Ganzes vorgelesen.

Vergrößern Sie die Schrift wenn möglich auf mindestens 20 - 24 Punkt. Verwenden Sie einfache, gut erkennbare und serifenlose Schrifttypen wie z. B. Univers, Helvetica, Arial, Tahoma oder Lucida. Einige Hersteller bieten auch Schrifttypen an, die für den Bildschirmeinsatz optimiert wurden.

Stellen Sie den Zeilenabstand auf mindestens 1,5fachen Abstand ein. Bis auf den Titel oder die Überschrift einer Folie sollte kein Absatz zentriert ausgerichtet sein. Verwenden Sie besser linksbündigen Flattersatz, da er die Lesbarkeit für verbessert. Blocksatz streckt oder staucht den Text und erschwert die Lesbarkeit. Zentrierter Satz erschwert sehbehinderten Nutzerinnen und Nutzern sowie Legasthenikern, den Zeilenanfang zu finden, da jede Zeile an einer anderen Position auf der Seite beginnt. Vermeiden Sie außerdem die Worttrennung am Zeilenende.

Zahlen, Adressen, Telefonnummern, Internet- und E-Mail-Adressen sollten angemessen gestaltet werden (siehe Hinweise dazu im Typolexikon). Stellen Sie sicher, dass Internet- und E-Mail-Adressen auch verlinkt sind, wobei externe Links nach Möglichkeit durch ein Symbol oder einen Hinweis zu kennzeichnen sind.

Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format

Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format

PDF ist ein offenes Format und wird auf zahlreichen Plattformen und von vielen Firmen und Anwender eingesetzt. Durch den Acrobat Viewer oder andere Anzeigeprogramme können PDF-Dokumente betrachtet, durchsucht und ausgedruckt werden. Außerdem können PDF-Dokumente barrierefrei erstellt werden und erleichtern damit Menschen mit Behinderung den Zugriff auf wichtige Informationen und Texte.

Bei der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments und zur Umwandlung vorhandener Präsentation in das PDF-Format müssen aber einige Dinge beachtet werden:

• Voraussetzung sind korrekt strukturierte und ausgezeichnete Präsentationen. Arbeiten Sie mit Masterfolien und Folienlayouts.
• Grafische Elemente benötigen einen Alternativtext.
• Auf benutzerdefinierte Animationen sollte verzichtet werden, da diese nicht gut in das PDF-Dokument übernommen werden können.

Daneben gelten natürlich die weiteren Ausführungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen, denn nur aus einem barrierefreien Ausgangsdokument können auch barrierefreie PDF-Dokumente erstellt werden. Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. dazu " Creating Accessible PDF Documents with Adobe Acrobat 7.0", http://www.adobe.com/enterprise/accessibility/pdfs/acro7_pg_ue.pdf):

• Das Dokument besteht aus durchsuchbarem Text und nicht aus eingescannten Bildern.
• Formularfelder sind, sofern vorhanden, zugänglich.
• Die Struktur des Dokuments wird mit Tags abgebildet.
• Die Lesereihenfolge ist klar und eindeutig.
• Für alle grafischen Elemente, Hyperlinks und Formularfelder stehen beschreibende Texte (Alternativtexte) zur Verfügung.
• Es stehen Navigationshilfen (Lesezeichen, Links, Inhaltsverzeichnis, Überschriften) zur Verfügung.
• Die Hauptsprache des Dokuments ist angegeben.
• Die im Dokument verwendeten Schriftarten stellen genügen Informationen bereit, um die Inhalte als Text wiederzugeben.
• Die Sicherheitseinstellungen behindern nicht den Einsatz von Screenreadern.

Weitere Hinweise zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten können dem Prüfschritt 11.1.1 des BITV-Kurztests entnommen werden.

Microsoft PowerPoint 2007

Microsoft stellt für PowerPoint 2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Präsentationen direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über das "Microsoft Download Center" erhältlich. Rufen Sie die Internetseite http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach "add-in pdf". Wenn das Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDF-Dokumente gespeichert werden.

• Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf den Pfeil neben "Speichern unter" und klicken Sie dann auf "PDF".
• Geben Sie in der Liste "Dateiname" einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn aus.
• Wählen Sie dann in der Liste "Dateityp" auf "PDF".
• Rufen Sie den Optionen-Dialog auf und markieren Sie den Eintrag "Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen". Damit wird ein PDF-Dokument mit Tags erzeugt.
• Bestätigen Sie mit "OK" und dann mit "Veröffentlichen".

Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt.

OpenOffice.org Impress (Version 2.2)

OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.

• Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Exportieren als PDF". Dieser Befehl bietet mehr Möglichkeiten als der Weg über das PDF-Symbol in der Symbolleiste.
• Geben Sie den Dateinamen und den Zielordner an und klicken dann auf "Speichern".
• Nun erscheint ein Dialogfenster "PDF Optionen" mit mehreren Registerkarten.
• Auf der Registerkarte "Allgemein" wählen Sie die Option "Tagged PDF". Dies stellt sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sog. Tags enthält und damit von Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
• Wählen Sie "Exportieren", um das PDF-Dokument zu speichern.

Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der Version 2.2 nur unzureichend umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags strukturiert, allerdings sind diese Tags nicht in einer logischen Baumstruktur angeordnet. Damit ist es nur schlecht möglich, in der Tag-Struktur einzelne Folien zu erkennen. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet. Für die Version 2.3 von OOo Impress sind aber weitere Verbesserungen vorgesehen.

Adobe PDFMaker 8

Zusätzlich zu den integrierten PDF-Exporten wurde auch der Export von Adobe PDFMaker 8 unter Microsoft PowerPoint 2007 getestet. Die Möglichkeiten des PDFMaker sind umfangreicher als die des integrierten PDF-Exports von PowerPoint 2007. So können für den PDFMaker verschiedene Grundeinstellungen für den PDF-Export vorgenommen und als Profile gespeichert werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um in PowerPoint 2007 ein PDF-Dokument mittels PDFMaker zu erstellen:

• Rufen die Registerkarte Acrobat auf. Mit dem Befehl PDF erstellen in der Gruppe Adobe PDF erstellen erzeugen Sie ein PDF-Dokument mit den Standardeinstellungen.
• Es öffnet sich ein Speicherdialog und Sie können festlegen, wo und mit welchem Namen die zu erstellende Datei abgelegt wird.
• Mit dem Befehl Grundeinstellungen in der Gruppe Adobe PDF erstellen können Sie verschiedene Profile für die PDF-Ausgabe erstellen oder auf die vorhandenen Profile zurückgreifen. So können Sie beispielsweise ein Profil erstellen, das PDF-Dokumente für die Bildschirmanzeige erstellt und dazu die Bilder in einer geringeren Auflösung exportiert.

Weitere Hinweise

Wenn die Lesereihenfolge der Elemente in dem PDF-Dokument nicht korrekt ist, dann können Sie die Reihenfolge direkt in der Ausgangspräsentation korrigieren. Wählen Sie die Elemente nacheinander in der Lesereihenfolge aus und setzen Sie sie dann mit dem Befehl In den Vordergrund in die richtige Reihenfolge.
Fehlende Lesezeichen lassen sich relativ einfach mit Adobe Acrobat erzeugen.

• Rufen Sie das "Lesezeichen"-Fenster auf.
• Im Menü Optionen wählen Sie den Eintrag Neue Lesezeichen aus Struktur.
• Wählen Sie dann die Strukturelemente (Tags) aus, die als Lesezeichen genutzt werden sollen. Dies sind in der Regel H- oder H1-Tags.

Metadaten z. B. zur Sprache des Dokumentes oder zum Inhalt werden beim Export aus Microsoft PowerPoint oder OpenOffice.org Impress nicht übernommen und müssen bei Bedarf im Adobe Acrobat eingegeben werden.

Vergleich des PDF-Exports

Vergleich des PDF-Exports

Mit Hilfe eines Testdokuments wurde der PDF-Export von PDFMaker 8, Microsoft PowerPoint 2007 und OpenOffice.org Impress 2.2 verglichen. Die Kriterien für den Vergleich wurden dem „BITV-Prüfschritt 11.1.1 – Angemessene Formate“ entnommen. Das Testdokument enthielt Folien mit verschiedenen Inhalten, darunter Bilder und eine Tabelle.

	Adobe Acrobat PDFMaker 8	Microsoft PowerPoint 2007	OpenOffice.org Impress 2.2
Tag-Struktur	Tag-Struktur vorhanden	Tag-Struktur vorhanden	Tag-Struktur vorhanden
Schriftvergrößerung	Schriftvergrößerung möglich; Textumbruch fehlerhaft; Überlappung mit Designelementen	Schriftvergrößerung möglich; Text bricht aber nicht neu um	Schriftvergrößerung möglich; Text bricht aber nicht neu um
Formale Mängel	Mehrere formale Mängel	Mehrere formale Mängel gefunden; größtenteils fehlende Alternativtext von Bildelementen der Masterfolie, die ein leeres Alt-Tag benötigen	Listenelemente enthalten kein übergeordnetes Element bzw. dieses ist fehlerhaft angeordnet
Tag-Reihenfolge"> Reihenfolge der Tagstruktur	Reihenfolge der Tagstruktur in Ordnung; Bilder werden immer ans Ende einer Folie gesetzt	Reihenfolge der Tagstruktur in Ordnung; Bilder werden immer ans Ende einer Folie gesetzt	Reihenfolge der Tagstruktur sinnvoll; keine größeren Strukturelemente für eine Folie
Alternativtext	Alternativtext vorhanden; Elemente der Masterfolie haben keinen Alternativtext	Alternativtext vorhanden; Elemente der Masterfolie haben Alternativtext, lediglich Layoutgrafiken nicht	Kein Alternativtext vorhanden
Tabellen	Tabellen sind mit TR und TD ausgezeichnet, TH fehlt	Tabellen sind mit TR und TD ausgezeichnet, TH fehlt	Tabellen falsch als „p“ ausgezeichnet
Lesezeichen	Lesezeichen vorhanden	Keine Lesezeichen vorhanden	Keine Lesezeichen vorhanden
Strukturiert	Struktur vorhanden	Struktur vorhanden; neues Tag „slide“ ohne Rollenzuordnung	Struktur vorhanden; Listen werden als „p“ ausgezeichnet
Hauptsprache angegeben	Hauptsprache nicht angegeben	Hauptsprache angegeben	Hauptsprache nicht angegeben

Anmerkungen zum Vergleich

Alle drei getesteten Varianten produzieren keine gemäß BITV-Test barrierefreien PDF-Dokumente. Während fehlende Lesezeichen noch mit geringem Aufwand eingefügt werden können ist die Nacharbeitung z. B. von fehlenden Alternativtexten deutlich aufwändiger.

Die Schriftvergrößerung funktioniert zwar bei allen drei Varianten, allerdings ist das mit dem PDFMaker erzeugte Dokument die einzige Variante, bei der beim Umschalten in den Umfließen-Modus auch ein neuer Umbruch erzeugt wird. Dabei kommt es aber zu deutlichen Überlappungen des Folieninhalts mit Designelementen der Masterfolie.

Die Reihenfolge der Tagstruktur ist in allen drei Fällen brauchbar und gibt die Inhalte der Präsentation in einer logischen Reihenfolge wieder. Der PDFMaker und PowerPoint 2007 setzen dabei Bilder immer an das Ende der Tagstruktur einer Folie, bieten gleichzeitig aber auch Tags für die Kennzeichnung einer gesamten Folie, so dass dies nicht negativ zu bewerten ist. OpenOffice.org Impress wiederum bietet keine Kennzeichnung der einzelnen Folie, belässt dafür aber die Tags für Bilder an der passenden Stelle bzw. setzt das Tag in der Struktur dort, wo es von der Reihenfolge der Inhalte auf der Folie hingehört.

Alternativtexte werden von PDFMaker 8 und PowerPoint 2007 korrekt wiedergegeben. Bildelemente der Masterfolie wie beispielsweise Logos enthalten in der Variante des PDFMaker 8 keinen Alternativtext, in PowerPoint 2007 ist dieser aber enthalten. OpenOffice.org Impress bietet im Programm selber nicht die Möglichkeit, einen „echten“ Alternativtext zu setzen; dadurch enthält auch das produzierte PDF-Dokument keinen Alternativtext.

Tabellen werden von PDFMaker 8 und PowerPoint 2007 korrekt ausgezeichnet; fehlende Tabellenköpfe (TH) sind der Tatsache geschuldet, dass diese in den Ausgangsdokumenten nicht logisch ausgezeichnet werden können. OpenOffice.org Impress gibt Tabellen mit p-Tags als Absätze aus. Die fehlenden Lesezeichen können relativ einfach direkt in Adobe Acrobat hinzugefügt werden, da die Folientitel korrekt als Überschriften ausgezeichnet sind. Auch die fehlende Hauptsprache kann schnell eingetragen werden.

Die Struktur der mit PDFMaker 8 und PowerPoint 2007 erzeugten PDF-Dokumente ist brauchbar. Anzumerken ist hier, dass das mit Microsoft PowerPoint 2007 erzeugte Dokument slide-Tags enthält, um damit die einzelnen Folien auszuzeichnen. Diesem slide-Tag ist jedoch keine Rolle zugeordnet. Die Struktur des mit OpenOffice.org Impress erzeugten Dokuments ist hingegen kaum brauchbar. Es fehlen Tags für Listenelemente, außerdem werden einzelne Folien nicht mit Container-Elementen strukturiert.

Wenn auch die mit Adobe PDFMaker 8 und Microsoft PowerPoint 2007 erzeugten PDF-Dokumente nicht vollständig zugänglich im Sinne der BITV-Test sind, so dürften sie doch mit kleinen Korrekturen zumindest brauchbar sein. Das mit OpenOffice.org Impress erzeugte PDF-Dokument weißt hingegen zu viele Mängel auf, die nur mit deutlichem Nachbearbeitungsaufwand zu beheben sind.

Die Bereitstellung von Präsentationen als PDF-Dokumente ist sicherlich nicht die optimale Lösung für barrierefreie Präsentationen. Beachten Sie daher die Hinweise zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit Microsoft PowerPoint und OpenOffice.org Impress. Eine weitere gut geeignete Möglichkeit ist die Verwendung von HTML-basierten Präsentationswerkzeuge wie beispielsweise HTML-Slidy.