Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Präsentationen - Strukturierung und Auszeichnung von Präsentationen

BITV-Anforderung 3

Markup-Sprachen (insbesondere HTML) und Stylesheets sind entsprechend ihrer Spezifikationen und formalen Definitionen zu verwenden.

Strukturieren Sie die Präsentation

Grundlage für eine barrierefreie Präsentation ist ein korrekt strukturiertes Ausgangsdokument. Dazu gehört, dass jede Folie eine Überschrift enthält, auch solche Folien, die als reine Bildfolien gedacht sind. Nutzen Sie Überschriften und Folientitel, um den Inhalt einer Folie klar kenntlich zu machen. Dies erleichtert die Navigation durch eine Präsentation und erlaubt das rasche Auffinden der gesuchten Informationen.

Nutzen Sie die Vorlagen, um ein einheitliches Layout und eine konsequente Gestaltung Ihrer Präsentationen zu erreichen. Verwenden Sie die gleichen Schriften, die gleichen Hintergrundbilder usw. Dies erleichtert das Verständnis, da sich die Betrachter/innen auf den Inhalt konzentrieren können und nicht durch wechselnde Layouts abgelenkt werden.

Verwenden Sie die automatischen Aufzählungszeichen und Nummerierungen, um Listen und Gliederungen anzulegen. Nutzen Sie dazu keinesfalls manuell eingefügte Gliederungspunkte wie Sternchen oder Bindestriche. Erstellen Sie Aufzählungslisten automatisch. Dazu wählen Sie die entsprechenden Einträge in dem "AutoFormat"-Dialog aus.

Nutzen Sie außerdem die zur Verfügung stehenden Folienlayouts. Jedes Präsentationsprogramm stellt mehrere Folienlayouts bereit, um Text und Bilder gut strukturiert zu präsentieren. Die Verwendung solcher Folienlayouts erleichtert außerdem die Umwandlung von Präsentationen in barrierefreie Formate. Verzichten Sie daher auf den Einsatz von frei positionierten Text- oder Bildelementen, um Inhalte darzustellen.

Folienlayout bezeichnet dabei das Layout einzelner Folien, d. h. die Strukturierung mittels Überschriften und Platzhalter für Bilder, Tabellen, Diagramme etc. Ein Foliendesign beinhaltet Angaben bzgl. verwendeter Farben, Schriftarten usw. Beide - Layout und Design - können unabhängig voneinander geändert werden, wenn ein Dokument gut strukturiert ist.

Arbeiten Sie mit Masterfolien

Eigene Folienlayouts und -designs können über die Erstellung von Master- und Layoutfolien erstellt werden. Einer Masterfolie werden dabei eine oder mehrere Layoutfolien untergeordnet, die mögliche Folienlayouts beschreiben. Auf der Masterfolie wiederum werden Hintergrundgrafiken und andere Designelemente abgelegt, die dann auf jeder Folie erscheinen.

Beachten Sie bei der Erstellung einer Masterfolie dass Elemente, die auf jeder Folie auftauchen (z. B. Foliennummer, Datum), die Zugänglichkeit einer Präsentation erschweren können. Screenreader lesen z. B. in Microsoft PowerPoint das Datum vor, wenn es auf der Masterfolie eingetragen ist. Eine in das PDF-Format umgewandelte Präsentation wird im Acrobat Reader vollständig vorgelesen. Wenn die Masterfolie Elemente wie Bilder mit Alternativtext oder die Foliennummer enthält, dann werden diese Inhalte auf jeder Folie erneut vorgelesen. Überlegen Sie also, ob Sie auf die Angabe des Datums und der Seitenzahl verzichten können.

Wenn die Masterfolie einer Präsentation wichtige Elemente wie beispielsweise ein Logo enthält, dann sollten zwei identische Masterfolien mit identischen Layoutfolien erstellt werden. Die Designelemente der Masterfolien sollten identisch sein, um den visuellen Eindruck zu erhalten. Abbildungen wie Logos sollten nur auf der ersten Masterfolie mit einem Alternativtext versehen sein. Nutzen Sie dann die erste Masterfolie zur Erstellung der Titelfolie. Für alle weiteren Folien wird dann die zweite, identische Masterfolie genutzt, die dann keine Alternativtexte oder andere Elemente wie Datum und Foliennummer enthalten sollte.

Auf diese Weise können Nutzerinnen und Nutzer von Screenreadern alle wichtigen Informationen der Titelfolie mit der ersten Masterfolie entnehmen. Bei den nachfolgenden Folien werden dann Alternativtexte von Logos u. ä. dann aber nicht mehr vorgelesen.