Anleitungen und Hinweise für barrierefreie Präsentationen - Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format

Hinweise zur Umwandlung in das PDF-Format

PDF ist ein offenes Format und wird auf zahlreichen Plattformen und von vielen Firmen und Anwender eingesetzt. Durch den Acrobat Viewer oder andere Anzeigeprogramme können PDF-Dokumente betrachtet, durchsucht und ausgedruckt werden. Außerdem können PDF-Dokumente barrierefrei erstellt werden und erleichtern damit Menschen mit Behinderung den Zugriff auf wichtige Informationen und Texte.

Bei der Erstellung eines barrierefreien PDF-Dokuments und zur Umwandlung vorhandener Präsentation in das PDF-Format müssen aber einige Dinge beachtet werden:

• Voraussetzung sind korrekt strukturierte und ausgezeichnete Präsentationen. Arbeiten Sie mit Masterfolien und Folienlayouts.
• Grafische Elemente benötigen einen Alternativtext.
• Auf benutzerdefinierte Animationen sollte verzichtet werden, da diese nicht gut in das PDF-Dokument übernommen werden können.

Daneben gelten natürlich die weiteren Ausführungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen, denn nur aus einem barrierefreien Ausgangsdokument können auch barrierefreie PDF-Dokumente erstellt werden. Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. dazu " Creating Accessible PDF Documents with Adobe Acrobat 7.0", http://www.adobe.com/enterprise/accessibility/pdfs/acro7_pg_ue.pdf):

• Das Dokument besteht aus durchsuchbarem Text und nicht aus eingescannten Bildern.
• Formularfelder sind, sofern vorhanden, zugänglich.
• Die Struktur des Dokuments wird mit Tags abgebildet.
• Die Lesereihenfolge ist klar und eindeutig.
• Für alle grafischen Elemente, Hyperlinks und Formularfelder stehen beschreibende Texte (Alternativtexte) zur Verfügung.
• Es stehen Navigationshilfen (Lesezeichen, Links, Inhaltsverzeichnis, Überschriften) zur Verfügung.
• Die Hauptsprache des Dokuments ist angegeben.
• Die im Dokument verwendeten Schriftarten stellen genügen Informationen bereit, um die Inhalte als Text wiederzugeben.
• Die Sicherheitseinstellungen behindern nicht den Einsatz von Screenreadern.

Weitere Hinweise zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten können dem Prüfschritt 11.1.1 des BITV-Kurztests entnommen werden.

Microsoft PowerPoint 2007

Microsoft stellt für PowerPoint 2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Präsentationen direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über das "Microsoft Download Center" erhältlich. Rufen Sie die Internetseite http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach "add-in pdf". Wenn das Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDF-Dokumente gespeichert werden.

• Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf den Pfeil neben "Speichern unter" und klicken Sie dann auf "PDF".
• Geben Sie in der Liste "Dateiname" einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn aus.
• Wählen Sie dann in der Liste "Dateityp" auf "PDF".
• Rufen Sie den Optionen-Dialog auf und markieren Sie den Eintrag "Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen". Damit wird ein PDF-Dokument mit Tags erzeugt.
• Bestätigen Sie mit "OK" und dann mit "Veröffentlichen".

Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt.

OpenOffice.org Impress (Version 2.2)

OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.

• Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Exportieren als PDF". Dieser Befehl bietet mehr Möglichkeiten als der Weg über das PDF-Symbol in der Symbolleiste.
• Geben Sie den Dateinamen und den Zielordner an und klicken dann auf "Speichern".
• Nun erscheint ein Dialogfenster "PDF Optionen" mit mehreren Registerkarten.
• Auf der Registerkarte "Allgemein" wählen Sie die Option "Tagged PDF". Dies stellt sicher, dass das erstelle PDF-Dokument sog. Tags enthält und damit von Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
• Wählen Sie "Exportieren", um das PDF-Dokument zu speichern.

Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der Version 2.2 nur unzureichend umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags strukturiert, allerdings sind diese Tags nicht in einer logischen Baumstruktur angeordnet. Damit ist es nur schlecht möglich, in der Tag-Struktur einzelne Folien zu erkennen. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet. Für die Version 2.3 von OOo Impress sind aber weitere Verbesserungen vorgesehen.

Adobe PDFMaker 8

Zusätzlich zu den integrierten PDF-Exporten wurde auch der Export von Adobe PDFMaker 8 unter Microsoft PowerPoint 2007 getestet. Die Möglichkeiten des PDFMaker sind umfangreicher als die des integrierten PDF-Exports von PowerPoint 2007. So können für den PDFMaker verschiedene Grundeinstellungen für den PDF-Export vorgenommen und als Profile gespeichert werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um in PowerPoint 2007 ein PDF-Dokument mittels PDFMaker zu erstellen:

• Rufen die Registerkarte Acrobat auf. Mit dem Befehl PDF erstellen in der Gruppe Adobe PDF erstellen erzeugen Sie ein PDF-Dokument mit den Standardeinstellungen.
• Es öffnet sich ein Speicherdialog und Sie können festlegen, wo und mit welchem Namen die zu erstellende Datei abgelegt wird.
• Mit dem Befehl Grundeinstellungen in der Gruppe Adobe PDF erstellen können Sie verschiedene Profile für die PDF-Ausgabe erstellen oder auf die vorhandenen Profile zurückgreifen. So können Sie beispielsweise ein Profil erstellen, das PDF-Dokumente für die Bildschirmanzeige erstellt und dazu die Bilder in einer geringeren Auflösung exportiert.

Weitere Hinweise

Wenn die Lesereihenfolge der Elemente in dem PDF-Dokument nicht korrekt ist, dann können Sie die Reihenfolge direkt in der Ausgangspräsentation korrigieren. Wählen Sie die Elemente nacheinander in der Lesereihenfolge aus und setzen Sie sie dann mit dem Befehl In den Vordergrund in die richtige Reihenfolge.
Fehlende Lesezeichen lassen sich relativ einfach mit Adobe Acrobat erzeugen.

• Rufen Sie das "Lesezeichen"-Fenster auf.
• Im Menü Optionen wählen Sie den Eintrag Neue Lesezeichen aus Struktur.
• Wählen Sie dann die Strukturelemente (Tags) aus, die als Lesezeichen genutzt werden sollen. Dies sind in der Regel H- oder H1-Tags.

Metadaten z. B. zur Sprache des Dokumentes oder zum Inhalt werden beim Export aus Microsoft PowerPoint oder OpenOffice.org Impress nicht übernommen und müssen bei Bedarf im Adobe Acrobat eingegeben werden.